上海单位在办理员工退工手续时,打印退工单是重要环节，退工单不仅是员工办理失业登记、社保转移、领取失业保险金等事项的关键材料，也是单位与员工劳动关系解除的法定凭证，根据上海市人力资源和社会保障局的相关规定，单位需通过官方渠道规范打印退工单，确保信息准确、流程合规，以下是上海单位打印退工单的详细流程、注意事项及操作要点。
退工单的定义与法律依据
退工单是用人单位与劳动者解除或终止劳动关系后,向劳动者出具的书面证明，内容应包含员工基本信息、劳动合同期限、解除或终止劳动关系原因、退工日期等，根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续，上海市明确要求，退工单需通过“上海市人力资源和社会保障自助经办平台”（以下简称“自助经办平台”）打印，确保电子记录与纸质材料一致。
打印退工单的前提条件
单位需满足以下条件方可打印退工单：
- 已完成单位社保登记：单位需在上海市社保中心完成单位登记，并取得社保账号。
- 劳动关系已解除/终止：需与员工协商一致或依法解除/终止劳动合同，并明确退工日期（退工日期不得超过劳动合同解除或终止之日起15日）。
- 员工信息完整：确保员工身份证号、姓名、社保缴费账号等信息与系统登记一致，避免因信息错误导致退工单无效。
打印退工单的具体操作流程
（一）登录自助经办平台
- 访问方式：单位经办人需通过上海市人力资源和社会保障局官网（http://rsj.sh.gov.cn），点击“自助经办”栏目，进入“上海市人力资源和社会保障自助经办平台”。
- 登录认证：使用单位的“法人一证通”数字证书（USB Key）或电子营业执照进行登录，确保操作权限合法，若首次登录，需先完成单位信息初始化及证书绑定。
（二）进入退工办理模块
登录后,在平台首页选择“就业失业管理”或“劳动关系”板块，点击“退工备案”或“退工单打印”功能模块（不同版本平台名称可能略有差异，功能一致）。
（三）填写退工信息
- 选择员工：通过员工身份证号、姓名或社保账号查询员工信息，确认无误后选中该员工。
- 填写退工原因：根据实际情况选择解除/终止劳动关系的类型，常见的包括：
- 劳动合同期满终止；
- 双方协商解除；
- 员工辞职；
- 单位解除劳动合同（需注明是否符合《劳动合同法》第三十九条、四十条或四十一条规定的情形）；
- 员工退休、死亡等其他情形。
- 确认退工日期：退工日期应为劳动合同解除或终止的实际日期，不得早于解除/终止通知日期或协商一致日期，晚于实际离职日期。
（四）核对并提交信息
系统自动生成退工单预览界面,内容包括：
| 项目 | 内容示例 |
|------------------|-----------------------------------------------------------------------------|
| 单位名称 | 上海XX科技有限公司 |
| 统一社会信用代码 | 91310115MA1XX12345X |
| 员工姓名 | 张三 |
| 身份证号 | 310XXXXXXXXXXXXXXXXXX |
| 劳动合同期限 | 2022年1月1日至2023年12月31日 |
| 退工原因 | 劳动合同期满终止 |
| 退工日期 | 2023年12月31日 |
| 社保缴费账号 | 3210XXXXXXXXXX |
经办人需逐项核对信息,确保与实际情况完全一致，确认无误后点击“提交”，提交后系统将生成电子退工单，同步至上海市就业登记信息系统。
（五）打印纸质退工单
- 打印时间：提交成功后，可即时打印退工单，建议使用A4纸打印，一式两份（单位留存一份，员工留存一份）。
- 打印要求：退工单需加盖单位公章（或人事专用章）及法人印章，若使用电子签章，需确保签章有效且符合上海市电子证照管理规范。
- 交付员工：单位应在退工当日或次个工作日内将加盖印章的退工单交付员工，若员工拒绝签收，可通过邮寄方式送达并保留邮寄凭证，或邀请第三方见证并记录情况。
特殊情况处理
- 员工信息错误：若员工身份证号、姓名等信息有误，需先通过“自助经办平台”办理信息变更手续，变更完成后方可打印退工单。
- 批量退工：若涉及多名员工集中退工（如部门裁员），可通过平台批量导入员工信息（需使用系统指定的Excel模板），逐个确认退工原因及日期后提交打印。
- 补打退工单：若退工单遗失或损毁，单位可登录平台选择“退工单补打”功能，输入员工信息及补打原因后重新打印，并在退工单备注栏注明“补打”字样及补打日期。
注意事项
- 时间要求：单位需在劳动关系解除或终止之日起15日内完成退工备案及退工单打印，逾期未办理可能影响员工失业保险待遇申领或社保转移，单位需承担相应责任。
- 信息准确性：退工单中的员工信息、退工原因、日期等不得随意涂改，若确需修改，需重新提交并通过平台审批，严禁手工涂改后加盖印章。
- 档案留存：单位需将退工单（员工签收联）及其他解除/终止劳动合同的证明材料（如协商解除协议、解除通知书等）一并存入员工档案，保存期限不少于员工离职后2年。
相关问答FAQs
问题1：退工单是否需要员工签字确认？
解答：根据上海市规定，退工单是单位出具的法定证明材料，无需员工签字即可生效，但为确保员工已知晓退工信息并顺利办理后续手续，建议单位要求员工在退工单签收联上签字，或通过邮寄、拍照等方式留存已交付的证据，若员工对退工单内容有异议，需先通过劳动争议解决程序确认劳动关系解除或终止的合法性，不得拒绝签收退工单。
问题2：单位未及时打印退工单，导致员工无法领取失业保险金，是否需要承担责任？
解答：需要承担责任，根据《社会保险法》第五十条规定，用人单位应为失业人员出具终止或者解除劳动关系的证明，并在15日内将失业人员的名单告知社会保险经办机构，若因单位未及时打印退工单或未办理退工备案，导致员工无法办理失业登记或领取失业保险金，单位需赔偿员工因此遭受的损失（如失业保险金损失），员工可通过劳动仲裁或诉讼要求单位承担赔偿责任，同时社保行政部门可对单位处以2000元以上2万元以下的罚款。
