从人力资源部门调取档案是一项需要遵循规范流程的重要事务,通常涉及个人职业发展、职称评定、政审等多种需求，以下是详细的操作步骤和注意事项，帮助顺利完成档案调取。
明确调档用途与准备材料
首先需明确调档的具体用途（如入职新单位、考研政审、出国等），不同用途可能对档案材料的完整性有不同要求，一般需准备以下材料：
- 本人有效身份证原件及复印件；
- 调档申请书（需注明调档原因、接收单位名称、详细地址、联系人及电话，并由本人签字）；
- 接收单位调档函（若新单位或相关部门已开具，需提供原件；若由人力资源部门协助调取，可能需提供单位介绍信）；
- 委托他人办理的额外材料：需提供委托书、双方身份证原件及复印件，以及委托人与委托人的关系证明（如户口本、结婚证等）。
确认档案存放地点
档案通常存放在以下地点之一,需提前确认具体位置：
- 户籍地人才服务中心：适用于未就业或离职后未将档案转入单位的个人；
- 工作单位人力资源部门：适用于在职员工，且单位具备档案保管资质；
- 毕业院校档案馆：适用于应届毕业生或毕业未满一定年限的校友；
- 人才市场或职介机构：适用于灵活就业人员或档案委托代管的个人。
提交申请与审核
携带准备好的材料至档案存放地的人力资源部门（或档案管理机构），提交调档申请，工作人员会审核材料的真实性与完整性，若材料齐全，通常受理申请；若材料缺失，需及时补充，若接收单位未提供调档函，可能需由存放地人力资源部门根据申请开具调档函，或由接收单位通过机要形式寄送调档指令。
档案转递与跟踪
档案转递需通过 “机要通信”或“专人送达” 等密封方式进行，个人不得自带档案，具体流程如下：
- 档案存放地审核通过后,将档案材料密封，并在封口处加盖公章；
- 根据接收单位地址,通过机要渠道寄送或安排专人送达；
- 个人需主动与接收单位确认档案是否收到,并跟踪物流状态（若机要可提供查询编号）。
注意事项：档案转递周期一般为5-15个工作日，若超时未收到，需及时联系档案存放地或接收单位协调处理。
特殊情况处理
- 档案丢失：若档案存放地确认档案丢失，需由原档案管理机构出具证明，个人通过补充学籍卡、劳动合同、社保记录等材料重新建档；
- 档案拆封：接收单位若发现档案密封破损，可能拒收，需由原存放地重新密封并盖章；
- 异地调档：若档案需跨省/市调取，建议提前与两地档案管理机构沟通，确认转递流程及所需材料，避免因地域差异延误办理。
档案接收与核对
档案送达接收单位后,个人需配合接收方进行材料核对，确保档案内关键材料（如履历表、学历学位证复印件、职称评审表、劳动合同等）齐全，若有缺失，需及时与原存放地联系补充。
相关问答FAQs
Q1：档案可以由本人自带吗？
A：不可以，档案属于重要人事材料，转递必须通过机要通信、EMS档案专递或专人密封送达（需有交接凭证），个人自带会导致档案失效，接收单位有权拒收。
Q2：调档需要多久？如何加快进度？
A：一般流程为材料审核（1-3个工作日）+档案转递（5-15个工作日），总计约1-3周，若需加快，可提前与档案存放地沟通，确认是否支持加急寄送；确保接收单位信息准确无误，避免因地址或联系人错误延误。
