人事档案工作是组织人事管理中不可或缺的基础性环节，其核心在于确保档案材料的真实性、完整性、规范性和安全性，为人才选拔、培养、使用提供可靠依据，要做好人事档案工作，需从材料收集、整理、保管、利用、转递及信息化建设等多个维度系统推进。
材料收集是档案工作的源头，需建立动态收集机制，重点关注员工在入职、晋升、培训、考核、奖惩、调动等环节形成的材料，如履历表、学历学位证书、鉴定考核材料、党团材料、奖惩文件、工资调整凭证等，收集时应严格核对材料原件，确保内容真实、手续完备，避免遗漏或虚假信息，可通过定期提醒业务部门归档、员工主动提交相结合的方式，确保材料及时归档。
整理归档是档案规范化的关键，收集的材料需按照《干部人事档案工作条例》及单位分类标准进行系统整理，主要包括分类、排序、编页、装订、目录登记等环节，分类通常分为十大类：履历类、自传类、考核鉴定类、学历学位类、专业技术职务类、奖惩类、任免类、工资福利类、其他类（如出国政审材料）、档案审核材料，每类材料按形成时间顺序排列，剔除重复或无关材料，对破损、字迹模糊的进行修补或复制，确保档案整洁有序，整理完成后需编制档案目录，做到类目清晰、条理分明。
档案保管需确保安全与保密，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光等“六防”设施，配备温湿度调控设备，保持温度14-24℃、湿度45-60%，档案柜应统一编号，存放有序，建立出入库登记制度，非档案管理人员不得随意进入库房，涉密档案需单独存放，严格执行保密规定，查阅档案需经单位负责人批准，并由档案管理人员全程陪同，严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。
档案利用需平衡服务与监管，根据工作需要，为干部选拔、考察、审计、公证等提供档案查阅服务，建立《档案查阅登记簿》，详细记录查阅人、事由、时间、内容及经办人，需明确档案利用范围，严禁无关人员查阅或复制涉密信息，确保档案信息不外泄、不滥用。
档案转递需规范有序，员工调动、离职时，档案应通过机要渠道转递，严禁个人自带，转递时需填写《干部人事档案转递通知单》，核对档案材料清单，确保材料齐全，并通过回执确认对方单位签收，避免档案丢失。
信息化建设是提升效率的必然要求，推进档案数字化扫描，建立人事档案数据库，实现纸质档案与电子档案同步管理，电子档案需加密存储，设置访问权限，定期备份，防止数据丢失或泄露，通过信息化手段，可快速检索、统计档案信息，为决策提供数据支持，同时减少纸质档案频繁使用造成的损耗。
相关问答FAQs
Q1: 人事档案中缺失重要材料（如学历学位证书）如何处理？
A: 首先向员工本人核实材料缺失原因，要求其提供相关证明材料或原毕业院校出具的学历学位认证报告，若员工无法提供，可通过学信网等官方渠道查询并打印认证信息，经员工签字确认后归入档案，对于确实无法补全的材料，需在档案中注明情况并由相关负责人签字确认，确保档案的完整性和可追溯性。
Q2: 如何确保人事档案信息化后的数据安全？
A: 需采取多重安全防护措施：一是建立严格的权限管理制度，按岗位设置不同访问权限，实行“一人一密”；二是对电子档案进行加密存储，采用防火墙、入侵检测系统等技术手段防止外部攻击；三是定期进行数据备份，包括本地备份和云端备份，确保数据不因硬件故障或意外事件丢失；四是加强人员管理，对档案信息化操作人员进行保密培训，签订保密协议,严禁泄露档案信息。
