人事部查考勤是企业日常运营中确保员工出勤合规、薪资核算准确以及工作秩序稳定的重要环节，其过程涉及多维度数据采集、多主体交叉验证以及多场景灵活处理，需要结合制度规范、技术工具和管理实践协同推进，以下从考勤数据来源、核查流程、异常处理、技术应用及制度保障五个维度，详细说明人事部如何系统化、规范化地开展考勤核查工作。
考勤数据来源：多端采集与原始记录留存
考勤核查的基础是全面、准确的原始数据，人事部需整合多端采集渠道，确保数据覆盖员工所有在岗状态。
- 数字化考勤系统：目前多数企业采用智能考勤设备，如指纹/人脸识别机、工牌打卡机、移动APP（如企业微信、钉钉考勤）等，实时记录员工上下班打卡时间、地点及设备编号，这类系统可自动生成原始打卡记录，包含员工工号、姓名、部门、打卡时间戳、打卡类型（上班/下班/外出/加班）等字段，数据实时同步至人事数据库，避免人工记录滞后性。
- 纸质与手工登记：针对部分特殊场景（如外勤、异地办公、设备故障），需辅以纸质登记表（如《外勤申请单》《异常打卡说明表》）或手工考勤表，由员工填写事由、时间、地点及部门负责人签字确认，作为原始凭证留存。
- 系统对接数据：将考勤系统与OA系统、项目管理系统、门禁系统等对接，获取员工请假审批记录、出差审批单、会议室使用记录、门禁刷卡记录等关联数据，形成考勤数据的“交叉验证链”，员工请假审批通过后，OA系统会同步更新考勤系统中的“缺勤”状态，避免重复核算。
考勤核查流程：分层级、分阶段的标准化操作
考勤核查需遵循“原始记录初审—异常数据复核—结果确认归档”的流程，确保每一步可追溯、责任可明确。
（一）数据采集与初步整理
- 数据导出与清洗：每日/每周固定时间（如次日上午9点前）从考勤系统导出原始数据，筛选无效记录（如漏打卡、重复打卡、非工作时段打卡等），并标记异常状态，同一员工在10分钟内连续打卡2次，系统可自动标记为“重复打卡，需确认”。
- 部门交叉核对：将初步整理的考勤数据按部门分类，发送至各部门考勤员（通常由部门文员或主管兼任），要求部门负责人核对员工请假、加班、出差等特殊情况的合规性，员工提交的《加班申请单》需注明加班事由、时长及审批人签字，部门考勤员需核对加班记录与系统打卡时间是否一致（如加班打卡时间是否晚于下班时间、早于上班时间）。
（二）异常数据深度核查
对初步核实的异常数据（如迟到、早退、旷工、漏打卡等），人事部需进一步排查原因，区分“客观异常”与“主观违规”：
- 迟到/早退核查：调取员工打卡记录周边监控（如有）、交通出行记录（如员工通过企业微信共享实时位置）、部门同事证明等，判断是否因交通拥堵、突发疾病等客观原因导致，某员工连续3天迟到，人事部需联系其确认是否因通勤路线临时施工，或存在身体不适需就医等情况。
- 旷工核查：重点核对员工未打卡且无请假/出差记录的情况，通过电话、微信联系员工本人及部门负责人，确认未到岗原因，若员工无法提供合理解释（如未请假擅自离岗），则按旷工处理，并在系统中记录旷工时长及原因。
- 漏打卡补签：员工因忘记打卡、设备故障等漏打卡时，需提交《补打卡申请表》，说明具体时间、原因及部门负责人审批意见，人事部核对审批材料后，在系统中手动补录打卡记录（通常每月限补签3次，且需备注“补签”字样）。
（三）考勤结果确认与归档
每月底前,人事部汇总全月考勤数据，生成《月度考勤汇总表》，包含员工姓名、部门、应出勤天数、实际出勤天数、迟到/早退次数、旷工天数、加班时长、请假类型（事假/病假/年假等）及薪资扣减/加成项（如旷工扣款、加班费基数），经员工本人签字确认、部门负责人审核后，提交至财务部作为薪资核算依据，并将原始记录（打卡数据、审批单、汇总表）分类存档（电子档案保存至少3年，纸质档案保存至少1年）。
异常情况处理：分级分类与差异化应对
考勤异常需根据性质、情节及员工过往记录，采取差异化管理措施，既维护制度严肃性，也体现人性化关怀。
- 偶发性异常：员工因突发情况（如紧急送医、交通故障）偶尔迟到/早退，且能提供证明材料（如医院挂号单、交通管制通知），可酌情免于处罚，但需提醒员工注意考勤纪律。
- 频发性异常：员工月度迟到/早退累计超过5次，或季度旷工1天以上，人事部需与部门负责人共同约谈员工，了解是否存在工作困难（如通勤压力过大、工作任务过重），并协助制定改进计划（如调整上下班时间、优化工作流程），若仍无改进，可按《员工手册》给予口头警告、书面警告甚至绩效扣分处理。
- 严重违规：员工未请假擅自离岗连续3天以上，或伪造考勤记录（如代打卡、篡改打卡数据），人事部需立即启动调查程序，收集监控录像、系统日志、证人证言等证据，经确认后按旷工处理（旷工天数按实际离岗天数×2计算），情节严重者可解除劳动合同，且不支付经济补偿金。
技术应用：数字化工具提升核查效率
随着企业发展,传统人工查考勤方式已难以满足高效、精准的需求，人事部需借助数字化工具优化流程：
- 智能考勤系统：支持AI识别（如人脸识别防代打卡）、实时定位（外勤人员打卡时自动获取GPS位置）、自动统计（一键生成考勤报表），减少人工操作误差，系统可自动匹配员工打卡地点与公司/客户单位地址，若外勤打卡地点与申报地点偏差超过500米，则触发“异常外勤”提醒。
- 数据分析平台：通过BI工具对考勤数据进行可视化分析，例如生成“部门出勤率热力图”“员工迟到时段分布”“加班时长趋势”等报表，帮助管理者识别考勤管理漏洞（如某部门频繁加班需评估工作量是否合理），为优化排班、调整考勤制度提供数据支持。
- 移动审批与提醒：通过企业微信/钉钉等平台实现请假、加班、外勤申请的线上审批，员工可实时查看审批进度，系统自动在考勤异常时发送提醒（如“您今日未打卡，请于18:00前补签”），避免员工因遗忘导致违规。
制度保障：明确规则与责任边界
考勤核查的有效性离不开制度支撑,人事部需牵头制定《考勤管理制度》，明确以下内容：
- 考勤规则：定义工作时间（如标准工时制为9:00-18:00，午休1小时）、打卡范围（公司指定地点）、迟到/早退/旷工的判定标准（如迟到超过15分钟计旷工半天）、请假流程（如事假需提前3天申请，病假需提供医院证明）。
- 责任分工：明确员工“如实打卡、及时申报异常”的责任，部门负责人“审核本部门考勤数据、监督员工出勤”的责任，人事部“制定制度、核查数据、处理异常”的责任，避免推诿扯皮。
- 奖惩机制：将考勤结果与绩效考核、晋升、评优挂钩，月度全勤奖”“年度考勤优秀员工”等奖励，以及旷工扣款、影响晋升等惩罚，强化员工对考勤制度的重视。
相关问答FAQs
Q1：员工因公司临时安排外出工作导致无法打卡，如何处理？
A：员工需在出发前通过OA系统或移动端提交《外勤申请单》，注明外出时间、地点、事由及审批人（部门负责人审批），考勤系统将根据审批记录自动标记为“外勤”状态（非缺勤），若因紧急情况无法提前申请，需在返回后24小时内补交申请，并提供外出工作证明（如客户签字的拜访记录、项目现场照片），经部门负责人确认后，人事部在系统中更新考勤状态。
Q2：考勤数据出现争议时，员工如何申诉？
A：员工若对考勤结果有异议，需在《月度考勤汇总表》签字确认后3个工作日内，向人事部提交《考勤申诉表》，附上相关证明材料（如监控录像截图、交通缴费凭证、医院诊断书等），人事部在收到申诉后2个工作日内启动复核程序，可通过调取系统记录、联系部门负责人、核实监控等方式重新核查，并将复核结果书面反馈给员工，若员工对复核结果仍不满意，可按公司《劳动争议处理办法》申请仲裁。
