在上海办理员工退工手续是企业人力资源管理中的重要环节,涉及法律法规的合规性、员工权益的保障以及企业自身的规范管理，整个流程需严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》《上海市劳动合同条例》及上海市人力资源和社会保障局的相关规定，确保程序合法、材料齐全、操作规范，以下从办理主体、办理条件、所需材料、办理流程、注意事项及线上办理渠道等方面详细说明上海如何办理员工退工手续。
办理主体与办理条件
办理主体：通常由用人单位（企业）作为办理主体，负责向上海市人力资源和社会保障局（以下简称“人社局”）提交退工手续，若企业委托第三方机构（如人力资源服务公司）代办，需提供加盖公章的授权委托书。
办理条件：员工退工需满足法定或约定情形，主要包括：
- 劳动合同期满,双方不再续签；
- 劳动者依法解除或终止劳动合同（如员工主动辞职、企业依法辞退等）；
- 员工达到法定退休年龄或开始依法享受基本养老保险待遇；
- 员工死亡或被人民法院宣告死亡、失踪；
- 法律法规规定的其他情形。
办理退工所需材料
办理退工手续需准备齐全的材料,具体根据退工原因略有差异，以下是通用材料清单：
| 材料类别 | 备注 | |
|---|---|---|
| 基本材料 | 《退工证明》（一式三联，由上海市人社局统一提供，企业填写并盖章） | 需注明员工基本信息、劳动合同起止时间、退工原因等 |
| 劳动者身份证复印件 | 需与原件一致，由企业核对 | |
| 劳动合同复印件 | 用于核对劳动关系存续期限 | |
| 员工离职类材料 | 员工提交的《离职申请书》或《解除劳动合同通知书》 | 若为员工主动辞职，需提供员工签字的书面申请；若为企业解除，需提供解除依据 |
| 双方协商解除劳动合同的协议（如适用） | 需明确解除时间、经济补偿金等事项 | |
| 特殊情形材料 | 员工退休：退休审批表、身份证、社保缴费证明 | 由企业或员工向社保部门办理退休手续后提供 |
| 员工死亡：死亡证明、户口注销证明 | 需提供公安部门或医疗机构出具的有效证明 | |
| 企业证明材料 | 营业执照副本复印件（加盖公章） | 用于核实企业主体资格 |
| 授权委托书（如委托他人办理） | 需注明委托事项、受托人身份信息及企业盖章 |
办理流程
上海退工手续可通过线上“一网通办”或线下人社局窗口办理，推荐优先选择线上渠道，流程更便捷高效。
（一）线上办理流程（通过“上海市一网通办”平台）
- 登录平台：企业经办人通过“上海市一网通办”官网（https://zwdt.sh.gov.cn/）使用法人账号登录，进入“人力资源和社会保障”专题。
- 选择事项：在“就业创业”板块中搜索“用人单位退工手续”，点击“在线办理”。
- 填写信息：根据系统提示，填写员工基本信息（姓名、身份证号、户籍地址等）、劳动合同信息（起止时间、岗位、工资等）、退工原因及日期。
- 上传材料：将准备好的材料扫描件或清晰照片上传至系统，确保材料完整、清晰。
- 提交审核：确认信息无误后提交，系统自动受理，一般情况下1-3个工作日内审核完成（审核进度可在平台查询）。
- 获取证明：审核通过后，系统生成电子《退工证明》，企业可自行下载打印并加盖公章，同时员工可通过“随申办”APP或支付宝端查询个人退工记录。
（二）线下办理流程（前往企业注册地所属人社局窗口）
- 取号排队：携带材料前往企业注册地所在区的就业促进中心或人社局服务大厅，取号后等待叫号。
- 材料审核：向窗口工作人员提交纸质材料，工作人员当场核对材料是否齐全、是否符合要求。
- 填写表格：材料审核通过后，领取《退工证明》空白表格，按要求填写完整并加盖企业公章。
- 办理登记：将填写好的《退工证明》及材料提交窗口，工作人员录入系统并出具《退工通知单》。
- 领取证明：审核通过后，领取加盖公章的《退工证明》（一式三联，一联留存企业，一联交员工，一联由人社局存档）。
注意事项
- 办理时限：员工离职后，企业应在15日内办理退工手续，若未按时办理，可能面临人社部门的行政处罚，且员工因此无法办理失业登记或享受失业保险待遇的，企业需承担相应责任。
- 退工日期：退工日期应与劳动合同解除或终止日期一致，例如员工最后工作日为2024年5月31日，退工日期应填写2024年5月31日，避免因日期错误影响员工社保转移、失业金申领等后续事宜。
- 社保与公积金处理：办理退工前，需确保员工当月社保已正常缴纳，并在退工后及时为员工办理社保停缴手续（可通过“一网通办”或线下社保中心办理），公积金封存或转移手续需通过上海公积金管理中心线上或线下渠道单独办理。
- 员工档案转移：若员工档案由企业保管，应在退工时将档案移交至户籍所在地或就业所在区的公共就业服务机构，或根据员工要求转递至新单位，避免档案遗失影响员工职称评定、退休办理等。
- 经济补偿金支付：若退工需支付经济补偿金（如协商解除、企业依法辞退等），应在退工前结清并书面确认支付情况，避免劳动纠纷。
特殊情况处理
- 员工拒不配合办理退工：若员工离职后不配合提供材料或签署相关文件，企业可留存已履行通知义务的证据（如快递签收记录、邮件往来等），并在15日内通过“一网通办”或线下窗口提交退工手续，同时备注“员工未配合签字”，人社局仍可受理。
- 企业注销或破产：企业注销前，需通过清算组办理员工退工手续；破产清算的，由管理人向人社局申请批量办理退工，需提供法院破产裁定书、清算组证明等材料。
相关问答FAQs
问题1：员工主动辞职，企业需要支付经济补偿金吗？
解答：根据《劳动合同法》，员工主动辞职且非因用人单位存在未足额支付劳动报酬、未依法缴纳社保等法定过错情形的，企业无需支付经济补偿金，员工因个人职业发展原因提出辞职，双方协商一致解除劳动合同的，若员工不要求经济补偿金，企业可不支付；但若双方约定了经济补偿金，则需按约定履行。
问题2：退工证明丢失了，如何补办？
解答：退工证明遗失后，可由企业或员工本人向办理退工的人社局窗口申请补办，企业需携带营业执照复印件、加盖公章的《退工证明补办申请》（注明员工信息、遗失原因及申请日期），员工本人办理的需携带身份证原件及复印件，工作人员核实信息后，可重新出具《退工证明》，并在备注栏注明“补办”字样，线上办理的，可通过“一网通办”平台申请补打电子证明，效力与纸质版相同。
