建立岗位说明书是人力资源管理的基础工作,它不仅明确岗位的职责、权限与任职要求，为招聘、绩效、培训等模块提供依据，还能帮助员工清晰理解自身价值定位，减少职责模糊带来的内耗，以下是建立岗位说明书的详细步骤及核心内容框架，结合实践案例与工具说明，确保可操作性与系统性。

明确岗位说明书的核心目标与原则

在撰写前,需先明确岗位说明书的核心目标：精准定义岗位价值、规范工作边界、支撑人才管理决策，同时遵循以下原则：

1. 客观性：基于实际工作内容，避免主观臆断；
2. 动态性：随组织架构调整、业务变化定期更新；
3. 标准化：统一格式与术语，确保跨部门可比性；
4. 实用性：聚焦“做什么、做到什么程度、需要什么能力”，避免形式化。

岗位说明书的撰写步骤与内容拆解

岗位说明书通常包含基本信息、岗位目标、核心职责、任职资格、工作关系、工作条件、备注七大模块，需结合岗位调研逐步完善。

（一）岗位调研：收集信息的基础

撰写前需通过多种方式收集一手信息,确保内容真实全面：

• 访谈法：与直接上级、在职员工、协作岗位人员沟通，了解日常工作流程、痛点与核心任务；
• 问卷法：设计结构化问卷，覆盖任务频率、耗时、重要性等维度；
• 观察法：实地跟踪员工工作，记录实际行为与产出（尤其适用于操作类岗位）；
• 文档分析法：梳理现有流程文件、绩效数据、历史岗位说明书等，补充遗漏信息。

示例：某互联网公司“用户运营专员”岗位调研时，需访谈运营主管（了解团队目标与岗位定位）、在职专员（日常任务如社群维护、活动执行）、产品经理（协作需求），并结合过往活动数据（如用户留存率提升效果）验证职责描述。

（二）撰写岗位说明书七大模块

基本信息：岗位的“身份标识”

用简练信息明确岗位定位,便于管理识别。
| 项目 | 说明 |
|----------------|--------------------------------------------------------------------------|
| 岗位名称 | 规范命名（如“财务分析师”而非“记账员”），避免歧义 |
| 所属部门 | 明确汇报线（如“市场部”） |
| 岗位编码 | 按组织层级规则编制（如“MKT-001”），便于系统化管理 |
| 直接上级 | 岗位汇报对象（如“市场部经理”） |
| 直接下属 | 可管辖人数（如“无”或“3名助理”） |
| 岗位等级 | 与薪酬体系挂钩（如“P3级”“主管岗”） |
| 编制日期 | 文件生效时间（如“2023年10月”） |

岗位目标：岗位的“价值定位”

用1-2句话概括岗位存在的核心目的，回答“为什么设这个岗位”，需结合组织目标，突出对业务的价值贡献。
示例：“用户运营专员”岗位目标：“通过社群运营与活动策划，提升用户活跃度与留存率，支撑公司用户规模增长目标的实现。”

核心职责：岗位的“任务清单”

这是岗位说明书的核心,需明确“具体任务、执行标准、权重”，建议采用“动词+任务+结果”的描述方式，避免使用“负责”“参与”等模糊词汇，按重要性排序，可分“核心职责（70%）”“次要职责（30%）”。

注意：职责描述需避免交叉重叠（如“内容运营”与“用户运营”的社群职责需明确边界），同时体现“闭环思维”（从策划到执行到复盘）。

任职资格：岗位的“能力门槛”

明确胜任岗位所需的知识、技能、经验与素质，分为“必备条件”与“加分项”。

• 教育背景：学历与专业（如“本科，市场营销相关专业”）；
• 工作经验：相关行业/岗位年限（如“2年以上互联网用户运营经验”）；
• 专业知识：需掌握的理论体系（如“用户生命周期管理、活动策划方法论”）；
• 技能要求：硬技能（工具使用：Excel、SQL、用户运营工具）与软技能（沟通协调、数据分析、抗压能力）；
• 素质要求：个性特质与价值观（如“结果导向、用户思维、团队协作”）。

示例：
| 类别 | 要求 |
|----------------|--------------------------------------------------------------------------|
| 教育背景 | 本科及以上学历，市场营销、心理学相关专业 |
| 工作经验 | 2年以上互联网用户运营经验，有社群从0到1搭建经历者优先 |
| 专业知识 | 熟悉用户分层模型、AARRR转化漏斗，掌握活动策划全流程 |
| 技能要求 | 硬技能：熟练使用Excel（数据透视表）、SQL基础、有赞/企业微信等工具；软技能：跨部门沟通、数据驱动决策 |
| 素质要求 | 结果导向，能承受高强度工作；具备用户同理心，善于挖掘需求痛点 |

工作关系：岗位的“协作网络”

明确内部与外部协作对象,厘清汇报线与协作边界，避免职责推诿。

• 汇报关系：直接上级（如“市场部经理”）；
• 协作关系：内部协作部门（如产品部、内容部）及岗位（如产品经理、文案策划）；外部协作方（如供应商、用户）。

示例：“用户运营专员”需每日与内容部对接活动素材，每周向产品部反馈用户需求，每月向市场部经理汇报运营数据。

工作条件：岗位的“环境参数”

说明工作所需物理环境与资源支持,包括：

• 工作场所：办公室、远程办公、户外（如“常驻办公室，偶尔需参与线下活动”）；
• 工作时间：标准工时、加班频率（如“995弹性工作，活动期间需周末加班”）；
• 工具设备：办公软件（OA、Office）、专业工具（数据分析工具、设计软件）；
• 资源支持：预算权限（如“活动预算≤5万/次”）、团队规模（如“3人协作团队”）。

备注：补充说明

可填写其他需说明的内容,如：

• 岗位发展路径（如“可晋升用户运营主管”）；
• 临时性任务（如“季度大型活动需全流程负责”）；
• 保密要求（如“接触用户敏感数据需签署保密协议”）。

岗位说明书的审核与应用

（一）审核与修订

初稿完成后需通过三级审核：

1. 直接上级审核：确认职责与目标是否符合团队需求；
2. HR部门审核：检查格式规范、任职资格与薪酬体系的匹配性；
3. 分管领导审核：评估岗位价值与组织架构的适配性。
   审核通过后试运行1-3个月，根据员工反馈与业务变化调整优化。

（二）应用场景

岗位说明书是人力资源管理的“基石文件”，可应用于：

• 招聘：明确任职要求，精准筛选候选人；
• 绩效：作为KPI设定的依据（如“活动参与率”指标）；
• 培训：识别能力差距，设计针对性培训课程；
• 薪酬：匹配岗位等级，确定薪酬带宽；
• 晋升：明确晋升通道与能力标准。

常见问题与优化建议

1. 职责描述模糊：避免使用“协助”“参与”等词汇，改用“主导”“执行”“优化”等具体动词，并量化结果（如“提升用户留存率10%”）。
2. 与实际工作脱节：定期更新（建议每年或组织架构调整后），通过员工访谈与数据反馈验证内容真实性。
3. 忽视动态性：在岗位说明书中增加“修订记录”栏，记录版本号、修订日期及变更内容，确保版本可追溯。

相关问答FAQs

Q1：岗位说明书与岗位职责的区别是什么？
A：岗位说明书是系统性文件，涵盖岗位目标、职责、任职资格、工作关系等全方位信息，是人力资源管理的依据；岗位职责仅是岗位说明书中“核心职责”模块的内容，聚焦具体任务与产出，岗位说明书会说明“用户运营专员”的晋升路径，而岗位职责仅描述其“执行社群活动”等任务。

Q2：小企业如何高效建立岗位说明书？
A：小企业资源有限，可简化流程：①聚焦核心模块（基本信息、岗位目标、核心职责、任职资格）；②采用“模板化+定制化”方式，参考行业标准模板（如国家职业分类大典），结合实际工作调整；③优先覆盖关键岗位（如管理岗、核心业务岗），非核心岗位可先制定简化版，逐步完善，避免追求“一步到位”，以实用为导向快速落地。