制定岗位说明书是企业人力资源管理的基础工作，它不仅明确了岗位的职责、权限和要求，还为招聘、培训、绩效管理和薪酬设计提供了依据，要制定一份科学、有效的岗位说明书，需遵循系统化流程，结合企业实际需求，确保内容全面且可操作,以下是具体步骤和要点：
明确岗位说明书的目的与范围
在制定前，需先明确岗位说明书的使用场景，是用于新岗位招聘、现有岗位梳理，还是绩效考核参考？不同目的会影响内容的侧重点，需确定涵盖的岗位范围，是针对某一具体岗位，还是某一部门或层级的所有岗位，确保范围清晰,避免遗漏或重复。
开展岗位信息收集
岗位信息的全面性是说明书质量的核心保障，可通过以下方式收集信息：
- 现有资料分析：梳理公司组织架构、部门职责、现有流程文件等，明确岗位在组织中的位置和关联关系。
- 员工访谈：与岗位直接上级、在职员工、合作岗位人员沟通，了解日常工作内容、难点、关键任务及所需技能。
- 问卷调查：针对分布广或难以访谈的岗位，设计问卷收集标准化信息，如工作频率、耗时、工具使用等。
- 现场观察：对于操作性岗位（如生产、客服），通过实地观察记录工作流程、环境及安全要求。
梳理与提炼岗位核心要素
收集信息后，需对内容进行系统梳理，提炼出岗位说明书的六大核心模块：
岗位基本信息
包括岗位名称、所属部门、汇报对象、下属人数、岗位编号、工作地点、编制日期等，需简洁明了，便于快速识别岗位。
岗位目标与使命
用1-2句话概括岗位的核心价值，说明“为什么存在这个岗位”“在组织中承担的角色”。“销售经理负责制定区域销售策略，带领团队完成销售目标，提升市场份额。”
主要工作职责与任务
这是岗位说明书的主体，需详细列出岗位的日常职责和阶段性任务，建议按“职责模块+具体任务+产出要求”的结构描述，避免模糊表述。
- 职责模块1：销售策略执行
- 具体任务：根据公司战略制定区域月度销售计划，分解至团队成员；
- 产出要求：计划完成率不低于95%，每月5日前提交计划报告。
可使用表格形式清晰呈现，示例如下：
| 职责模块 | 具体任务描述 | 衡量标准（KPI示例） |
|---|---|---|
| 客户关系维护 | 每月拜访TOP20客户，处理客户投诉，确保客户满意度 | 客户满意度≥90%，投诉解决率100% |
| 销售数据管理 | 每周汇总销售数据，分析销售趋势，提交周报/月报 | 报告提交及时率100%，数据准确率100% |
岗位权限
明确岗位为完成职责所需的决策权、资源调配权等，避免权责不对等。“审批5万元以内的销售折扣”“调配部门内部人员协作项目”。
任职资格要求
从“硬条件”和“软技能”两方面明确岗位对人员的要求：
- 学历与专业：如“本科及以上学历，市场营销相关专业优先”；
- 工作经验：如“3年以上销售团队管理经验，快消品行业背景优先”；
- 专业知识：如“熟悉销售流程、客户管理工具，掌握数据分析方法”；
- 核心能力：如沟通协调能力、抗压能力、目标导向等，可结合公司能力模型细化；
- 个性特质：如“积极主动、结果导向、团队合作意识强”。
工作条件与环境
说明岗位的物理环境（如办公室、工厂车间）、工作时间（如标准工时、弹性工作制）、工具设备（如办公软件、专业设备）等，确保候选人清晰了解工作场景。
撰写与审核初稿
根据梳理的核心要素，撰写岗位说明书初稿，注意语言简洁、职责无重叠、标准可量化，初稿完成后，需通过三级审核：
- 直接上级审核：确认职责描述的准确性、权限的合理性；
- 人力资源部审核：检查格式规范性、任职资格与公司人才体系的匹配度；
- 分管领导审核：从组织战略层面评估岗位设置的必要性及价值。
动态更新与维护
岗位说明书并非一成不变，需根据企业战略调整、业务流程优化、组织架构变更等定期更新（建议每年至少修订一次），确保其与实际工作保持一致，更新流程可参考初稿审核机制，确保信息准确。
相关问答FAQs
Q1：岗位说明书中的“任职资格”是否设置得越高越好？
A1：并非越高越好，任职资格需基于岗位实际需求，既要避免“因人设岗”导致标准过低，也要避免“过度拔高”增加招聘难度或人力成本，建议通过岗位价值评估、能力素质模型分析，结合行业数据和公司发展阶段，制定“跳一跳够得着”的合理标准，确保吸引到匹配的人才。
Q2：岗位说明书与绩效考核指标是什么关系？如何确保二者一致？
A2：岗位说明书是制定绩效考核指标的基础，岗位中的“主要职责”对应考核的“责任领域”，“衡量标准”直接转化为KPI的核心内容，岗位说明书中“客户满意度≥90%”即可作为客服岗位的考核指标之一，为确保一致，需在制定岗位说明书时即明确可量化的产出要求，并由HR、部门负责人、员工共同确认,避免职责与考核脱节。
