制定工作说明书是人力资源管理的基础性工作,它不仅明确岗位的职责、权限和任职要求，为招聘、培训、绩效评估提供依据，还能帮助员工清晰了解自身工作定位，提升组织效率，以下是制定工作说明书的详细步骤和要点：
明确制定目的与适用范围
在开始撰写工作说明书前,需首先明确其核心目的，是为了规范新岗位管理、优化现有岗位职责，还是为薪酬体系调整提供参考？不同的目的会影响说明书的侧重点，需确定适用范围，是覆盖全公司所有岗位，还是特定部门或层级的岗位，避免后续工作的盲目性。
岗位信息收集与分析
信息收集是工作说明书的基础,需通过多种渠道全面了解岗位情况，常用方法包括：
- 访谈法：与直接上级、在职员工、合作部门负责人沟通，了解岗位的实际工作内容、流程及难点。
- 观察法：实地观察员工工作过程，记录任务动作、耗时及工具使用情况。
- 问卷法：设计结构化问卷，让员工自我填写职责、权限及能力需求，适用于大规模岗位调研。
- 文献分析法：查阅公司现有组织架构图、流程文件、岗位历史资料等，梳理岗位在组织中的位置和关联性。
收集信息后,需进行归纳分析，提炼岗位的核心职责、关键任务及必要条件，剔除冗余或临时性工作，确保内容真实反映岗位本质。
确定工作说明书的核心结构
一份完整的工作说明书通常包含以下模块,具体可根据企业需求调整：
| 模块名称 | |
|---|---|
| 岗位基本信息 | 岗位名称、所属部门、直接上级、下属人数、岗位编号、工作地点、汇报关系等。 |
| 岗位目标 | 简要说明岗位存在的价值及核心贡献，负责公司产品的市场推广，提升品牌知名度及市场份额”。 |
| 主要工作职责 | 分条列出岗位的核心任务，建议按“动词+宾语+目标”的格式描述，如“制定年度营销计划，确保完成销售目标”。 |
| 工作权限 | 为履行职责所需的决策权、审批权、资源调配权等，如“有权审批5万元以内的营销费用”。 |
| 任职资格要求 | 包括学历、专业、工作经验、技能（如语言、软件操作）、能力（如沟通、抗压）、证书等。 |
| 工作关系 | 内部协作部门（如市场部、财务部）、外部合作单位（如供应商、客户）及沟通对象。 |
| 工作环境与条件 | 工作场所（办公室/户外）、环境风险（如高温、噪音）、出差频率、使用的设备工具等。 |
| 绩效考核指标 | 岗位的关键KPI或OKR，如“年度销售额增长率”“客户满意度评分”等，明确评价标准。 |
撰写工作职责与任务
工作职责是说明书的主体,需遵循以下原则：
- 具体化：避免使用“负责相关工作”等模糊表述，明确“做什么”“做到什么程度”，将“负责客户沟通”细化为“每月维护20家核心客户，解决产品使用问题，客户满意度不低于90%”。
- 重要性排序：按职责对岗位价值的贡献度排序，核心职责在前，辅助职责在后。
- 动态调整：结合业务发展定期更新，避免职责描述与实际工作脱节。
明确任职资格要求
任职资格需区分“必要条件”和“优先条件”，避免设置过高门槛导致人才招聘困难。
- 必要条件：学历（本科及以上）、专业（市场营销相关专业）、工作经验（3年以上快消品行业营销经验）。
- 优先条件：持有营销师证书、有团队管理经验、熟悉新媒体运营工具。
对于技能要求,可注明“熟练使用Office办公软件”“具备基础数据分析能力（Excel函数、数据透视表）”；能力要求可结合岗位特性，如“抗压能力强”“具备跨部门沟通协调能力”。
界定工作权限与关系
清晰的工作权限能避免职责交叉或推诿,财务专员“有费用报销初审权，但无最终审批权”；项目经理“有权组建项目团队，分配项目任务”。
工作关系需明确岗位在组织中的横向与纵向连接,
- 内部关系：向市场部经理汇报，与销售部、产品部协作。
- 外部关系：对接广告公司、媒体平台及经销商。
优化语言与格式
工作说明书的语言应简洁、专业，避免歧义，用“统筹”代替“负责”，用“监督”代替“管”，格式上可采用分点叙述、加粗标题等方式，提升可读性，对于技术性岗位，可补充附件（如流程图、工具操作手册），使内容更直观。
审核与修订
初稿完成后,需通过三级审核确保准确性：
- 直接上级审核：确认职责、权限与部门目标一致。
- 人力资源部审核：检查格式规范、任职资格的合理性及与公司薪酬体系的匹配度。
- 分管领导审批：从组织战略层面评估岗位设置的必要性。
审核后,需根据反馈意见修订，并定期（如每年）回顾更新，适应企业发展和岗位变化。
发布与应用
工作说明书经审批后,应正式发布至公司内部系统，确保员工可随时查阅，应用场景包括：招聘时明确岗位要求、培训时设计课程内容、绩效评估时设定考核指标、薪酬调整时参考价值定位等，需建立反馈机制，员工对职责描述有疑问时可及时提出优化建议。
相关问答FAQs
Q1：工作说明书与岗位规范有什么区别？
A：工作说明书侧重于“岗位做什么”，主要描述职责、权限、目标等；岗位规范侧重于“人需要具备什么条件”，更详细地列出任职资格、能力标准、行为准则等，工作说明书说明“负责数据分析”，岗位规范则明确“需掌握SQL语言，具备3年以上数据建模经验”。
Q2：如何解决工作说明书与实际工作脱节的问题？
A：可通过以下方式解决：① 定期（如每季度）开展岗位调研，通过访谈或问卷收集员工反馈；② 在绩效评估环节，将“工作说明书与实际工作一致性”作为评估指标之一；③ 建立动态修订机制，当组织架构调整、业务流程变更或岗位职能发生重大变化时，及时更新说明书内容，确保其与实际工作匹配。
