企业旷工通知书是企业人力资源管理中用于规范员工出勤行为、明确旷工责任的重要书面文件，其制作与发送需严格遵循法律法规及企业规章制度，确保程序合法、内容明确、送达有效，以下从核心要素、制作流程、注意事项及法律效力等方面详细说明企业旷工通知书的规范操作。
旷工通知书的核心要素构成
一份规范的旷工通知书需包含以下关键内容，以确保信息完整、责任清晰：
与文号明确标注“旷工通知书”字样，并设置唯一文号（如“旷工〔2023〕XX号”），便于企业内部归档与管理。
2. 员工基本信息包括员工姓名、工号、所在部门、岗位及入职日期，确保通知对象无歧义。
3. 旷事实认定需具体说明旷工发生的时间（精确到日期及时间段）、旷工天数（如“2023年X月X日至X月X日，共计X天”），以及员工未到岗的事实依据（如考勤记录、监控录像、部门签到表等）。
4. 违反条款援引明确指出员工行为违反了企业哪项规章制度（如《员工手册》第X章第X条“关于旷工的定义及处理规定”），并附上制度原文或条款摘要，增强通知书的权威性。
5. 处理意见根据旷工情节及制度规定，列明企业拟作出的处理决定，警告、记过、扣除旷工期间工资、解除劳动合同等（需注意处理措施需与制度层级匹配，且符合《劳动合同法》规定）。
6. 申诉权利与期限告知员工如对处理决定有异议，可在收到通知书后X日内（如3个工作日）向指定部门（如人力资源部或工会）提出书面申诉，并说明申诉途径及流程。
7. 企业信息与签章**：注明通知书的签发部门（通常为人力资源部）、签发日期，并加盖企业公章，确保法律效力。
旷工通知书的制作与发送流程
企业需通过规范流程制作并送达通知书，避免因程序瑕疵导致法律风险。
（一）前期准备：事实核查与制度依据
- 考勤确认：通过考勤系统（如指纹、人脸识别、打卡记录）、部门考勤表、监控视频等材料，核实员工是否存在旷工事实，确保时间、天数等数据准确无误。
- 制度合规性审查：确认企业关于旷工的规章制度内容合法（如经民主程序制定、已向员工公示），且处理措施符合《劳动合同法》第三十九条“严重违反用人单位的规章制度”的解除条件（一般需累计旷工达3天以上或一个月内累计旷工X天，具体以制度为准）。
（二）通知书撰写与审批 撰写**：根据上述核心要素起草通知书，语言需简洁、客观、严谨，避免使用情绪化或模糊表述（如“无故旷工”需补充具体原因，如“未履行请假手续且未到岗”）。
- 内部审批：经部门负责人审核、人力资源部复核、企业分管领导审批后，最终定稿，确保处理决定层级清晰、权责分明。
（三）送达方式与凭证留存
通知书的送达是关键环节，需确保员工实际签收，常见方式及注意事项如下：
| 送达方式 | 操作说明 | 风险防范 |
|---|---|---|
| 直接送达 | 将通知书交予员工本人，要求员工签收（签收栏需注明姓名、日期、签收时间）。 | 若员工拒收，可邀请2名以上在场见证人（如同事、部门负责人）签字确认拒收事实，并拍照留存。 |
| 邮寄送达 | 通过EMS等可追踪的邮政快递寄送，地址为员工劳动合同约定的住址或最后确认的通讯地址。 | 保留邮寄凭证（如快递单号、签收记录），若员工拒收，可在3日后视为送达（需符合企业制度规定）。 |
| 公告送达 | 适用于员工下落不明或多次直接/邮寄送达未果的情况，在企业官网、公告栏或当地报纸公告。 | 公告期限需符合《民事诉讼法》规定（一般为30日），并留存公告截图、报纸原件等凭证。 |
| 电子送达 | 通过企业内部通讯系统、员工个人邮箱或短信发送（需提前与员工确认电子送达的有效性）。 | 保留发送记录（如发送时间、已读回执），确保员工可随时查阅。 |
注意事项与法律风险规避
- 避免“一刀切”处理：需结合旷工原因综合判断，如员工因突发疾病、家庭重大变故等不可抗力因素导致旷工，可引导其提供证明材料，酌情从轻处理，体现人性化管理。
- 证据链完整：除通知书外，需同步保存考勤记录、制度公示证明（如员工签收记录、培训签到表）、申诉材料等全套证据，以备劳动争议仲裁时使用。
- 时效性要求：旷工行为发生后，企业应及时（一般不超过30日）发出通知书，避免因拖延导致员工对事实争议或超过处理时效。
- 解除劳动合同的特别规定：若以旷工为由解除劳动合同，需确保规章制度中“严重违反”的标准明确，且旷工情节达到该标准，同时通知书需明确告知解除劳动合同的依据，避免被认定为违法解除。
法律效力与后续处理
旷工通知书一经合法送达，即对员工产生约束力，员工应在规定期限内到岗或履行请假手续，否则企业可按制度进一步处理，若员工提起劳动仲裁，企业需举证证明：① 规章制度合法有效；② 员工存在旷工事实；③ 处理程序符合规定，若企业无法提供充分证据，可能面临败诉风险，如补发工资、恢复劳动关系或支付赔偿金。
相关问答FAQs
Q1：员工拒收旷工通知书，企业该如何处理？
A：员工拒收时，企业可通过以下方式处理：① 邀请2名以上无利害关系的员工或管理人员作为见证人，由见证人在通知书上注明“员工拒收”并签字，同时拍照、录像留存；② 改用邮寄方式（如EMS）寄送至员工劳动合同地址，保留快递签收记录；③ 若员工下落不明或前两种方式均无法送达，可通过企业公告栏、官网或当地报纸公告送达，公告期限满后视为送达，无论何种方式，均需保留完整凭证，确保送达程序合法。
Q2：旷工通知书中“严重违反规章制度”的认定标准是什么？
A：“严重违反规章制度”的认定需同时满足三个条件：① 规章制度内容合法，且经民主程序制定（如职工代表大会讨论）并向员工公示；② “严重”的标准明确具体（如“连续旷工3天以上或一个月内累计旷工5天以上”），而非模糊的“情节严重”；③ 员工的旷工行为已达到该标准，若制度规定“连续旷工3天属严重违纪”，员工旷工4天则企业可据此解除劳动合同；若制度未明确“严重”的具体天数，仅以“旷工行为恶劣”为由解除,可能被认定为违法解除。
