与员工进行关于经常请假的正式面谈，是管理者一项需要技巧与同理心的重要工作，这类面谈的目的并非指责或批评，而是深入了解员工请假背后的真实原因，共同寻找解决方案，以保障团队的正常运作和员工的身心健康，最终实现个人与组织的共同发展，以下将详细阐述面谈的完整流程、核心要点及注意事项，并辅以表格工具,最后附上相关问答。
面谈前的准备工作是确保谈话顺利进行并取得成效的基础，管理者首先需要全面梳理该员工的请假记录，包括请假的时间、频率、时长、类型（如病假、事假、年假等），以及是否有规律可循，例如是否总是在特定时间段（如周一或周五）请假，这些数据化的信息能帮助管理者客观地评估请假行为对工作的影响，避免仅凭主观印象判断，管理者应初步分析可能的请假原因，是健康问题、家庭变故、工作压力，还是对工作本身不满或职业倦怠？基于初步分析，准备一些开放性的问题，以便在谈话中引导员工表达真实想法，选择一个合适的谈话环境至关重要，应确保谈话私密、不受打扰，时间充裕，让员工感受到被尊重和重视，从而降低其防御心理，明确谈话的目标，即了解情况、表达关切、探讨解决方案,而非兴师问罪。
面谈开始时，营造一个积极的沟通氛围是破冰的关键，管理者可以先从轻松的话题入手，表达对员工近期工作状态的关心，“最近工作感觉怎么样？有没有遇到什么困难？”这样的开场白能够缓解员工的紧张情绪，为后续的深入交流奠定基础，管理者需要客观、具体地陈述观察到的现象，使用“我”语句而非“你”语句，避免让员工感到被攻击，可以说：“我注意到在过去两个月里，你已经请了五次假，其中有三次是在项目关键阶段，这让我对团队的工作进度有些担心。”而非“你最近怎么总是请假，一点都不负责任！”在陈述事实后，应将主动权交给员工，以开放、真诚的态度邀请对方分享原因：“我很想了解，是什么原因导致了你频繁请假呢？可以和我详细说说吗？”在员工表达的过程中，管理者最重要的任务是积极倾听，保持眼神交流，适时点头示意，不打断、不评判，努力理解员工话语背后的情绪和需求，如果员工提到健康问题，应表达关切并询问是否需要公司提供支持；如果涉及家庭困难,则应表示理解。
在充分了解员工的情况后，面谈进入核心的探讨与解决阶段，管理者和员工需要共同分析问题，并寻找双方都能接受的解决方案，这一过程可以借助表格工具来清晰化问题和对策，可以制作一个“问题分析与解决方案规划表”，左侧列出“核心问题”（如健康问题、通勤困难、工作压力等），中间是“具体表现与影响”，右侧则是“初步解决方案”和“责任人与时间节点”，通过表格化的梳理，可以让问题和对策一目了然，便于双方达成共识，针对不同原因，解决方案也应有所侧重，如果是健康问题，可以建议员工寻求专业医疗帮助，并探讨公司弹性工作制、调整工作负荷或提供健康支持等可能性；如果是家庭事务，可以了解是否需要协调家庭与工作的平衡，或在特定时期给予一定的理解；如果是工作压力或职业倦怠，则需要反思工作分配是否合理，是否需要对员工进行岗位调整或提供职业发展支持，在讨论方案时，应鼓励员工积极参与，提出自己的想法，因为只有员工自己认可的方案，才更可能被有效执行，管理者需要明确公司的规章制度和底线，例如对于事假的使用频率和提前申请的要求,确保解决方案在合规的前提下进行。
面谈结束时，总结共识并明确后续步骤是确保谈话成果落地的重要环节，管理者应简要回顾谈话中达成的共识、制定的解决方案以及双方的责任，“好的，那我们接下来这样安排：你下周前先去做个详细检查，并将报告复印件给HR备案；我会暂时将你手头的XX项目部分工作协调给其他同事，以减轻你的压力，同时你也需要保证每天至少有4小时专注于核心工作，我们两周后再约一次时间，看看进展情况，你看可以吗？”通过这样的确认，可以避免后续产生误解，要表达对员工的信任和支持，给予其积极的反馈，鼓励他/她克服困难，重拾工作状态，按照约定时间进行跟进，无论是通过简短的沟通还是再次面谈，都要及时了解方案的执行情况，并根据实际情况进行调整,持续关注员工的状态。
在整个面谈过程中，管理者需要始终保持专业、尊重和同理心，要避免情绪化的指责，聚焦于解决问题而非追究责任，要严格遵守保密原则，对员工透露的个人隐私信息予以保护，这不仅是职业道德的要求，也是建立信任关系的关键，谈话内容应做好书面记录，包括谈话时间、地点、参与人员、主要讨论内容、达成的共识及后续行动计划等，并由双方签字确认,以备查阅。
问题分析与解决方案规划表
| 核心问题 | 具体表现与影响 | 初步解决方案 | 责任人与时间节点 |
|---|---|---|---|
| 健康问题（如慢性疲劳、焦虑） | 每月平均病假2-3天，常感精力不足，工作效率下降，影响团队任务按时交付。 | 建议员工尽快进行全面体检，明确病因； 探讨实行弹性工作时间或阶段性远程办公的可能性； 提供公司EAP（员工援助计划）心理咨询服务。 |
员工：1周内预约体检； 管理者：3个工作日内与HR沟通弹性工作制可行性； HR：1周内提供EAP资源信息。 |
| 家庭照护责任（如照顾老人/小孩） | 因家人临时生病需紧急照顾，导致突发事假增多，打乱个人工作计划，有时需同事临时顶岗。 | 了解员工家庭照护的长期需求； 协调员工更灵活地使用事假或年假，提前规划； 在团队内部建立更完善的工作互助机制，明确紧急情况下的工作交接流程。 |
员工：梳理可预见的家庭事务，提前与管理者沟通； 管理者：协助员工优化请假安排，明确团队互助流程； 团队：共同制定并熟悉应急顶岗方案。 |
| 工作压力与职业倦怠 | 表现出对工作缺乏热情，常以“身体不适”为由请假，实际情绪低落，对反馈意见敏感。 | 与员工共同回顾近期工作内容与负荷，探讨是否可以调整工作优先级或暂时减少部分非核心任务； 安排一次非正式的职业发展沟通，了解其职业诉求与困惑； 鼓励员工参与团队建设活动，改善工作氛围。 |
管理者：1周内与员工共同梳理工作清单，调整任务； 员工：坦诚表达职业发展期望； HR/团队负责人：组织1次团队放松活动。 |
相关问答FAQs
问1：如果员工在面谈中拒绝透露请假的真实原因，应该如何处理？
答：当员工拒绝透露真实原因时，管理者应保持冷静和耐心，避免强迫或施压，可以重申公司的保密原则和对员工的信任，“我理解你可能有些顾虑，请放心，我们今天的谈话内容会严格保密，我主要是想了解情况，看看公司是否能为你提供一些支持。”如果员工依然不愿多谈，可以尝试从更宏观的角度切入，“无论是什么原因，频繁请假确实对你的工作表现和团队产生了一些影响，我们能不能先不谈具体原因，先看看从工作安排或制度层面，我们能做哪些调整，来帮助你更好地平衡工作和其他事务？”如果员工仍抵触，管理者可以表示尊重，并明确告知公司对考勤的基本要求，“我尊重你的隐私，但同时也需要告知你，根据公司的考勤制度，频繁且无合理解释的请假可能会影响你的绩效考核，我们希望你能在未来尽量遵守公司的请假流程，并努力保证工作的连续性。”后续，管理者仍需在日常工作中持续观察，并通过其他侧面（如与同事的交流、工作表现变化等）了解情况，同时给予员工一定的空间,等待其主动敞开心扉。
问2：面谈后，员工请假情况并未改善，反而有加剧趋势，管理者应该怎么办？
答：如果面谈后员工请假情况未改善甚至加剧，这表明问题可能更为复杂或之前的解决方案未能触及根本，管理者需要采取更进一步的措施，应立即进行第二次面谈，但这次谈话的侧重点应从“了解和关怀”转向“明确后果和制定行动计划”，在谈话中，需要清晰、严肃地向员工指出其持续频繁请假对工作、团队及公司造成的具体影响，并重申公司的规章制度。“我们上次已经沟通过你的请假问题，并尝试了一些调整，但情况并未好转，根据公司规定，你的这种出勤状况已经构成了对工作纪律的违反，如果未来一个月内，你的请假情况没有明显改善，公司将不得不启动正式的绩效改进计划（PIP），甚至根据《劳动合同法》及相关规定，考虑与解除劳动合同的可能性。”这次谈话必须有HR在场，形成书面记录，并由员工签字确认，管理者需要与HR共同评估，收集该员工请假期间工作延误、影响团队的具体证据（如邮件记录、项目进度报告、同事反馈等），以备后续可能需要的劳动争议处理，在整个过程中，务必确保所有操作都符合法律法规和公司制度程序，做到有理有据，最终目的是通过施加必要的压力，促使员工正视问题，或者明确其已不适合当前岗位,从而为团队管理做出艰难但必要的调整。
