在员工劝退过程中,人事部门需要兼顾法律合规性与人文关怀，通过专业话术降低员工抵触情绪，确保流程平稳推进，以下从准备阶段、沟通技巧、场景化话术及注意事项四方面展开详细说明。
劝退前的准备工作
劝退前需完成三项核心工作：一是核实员工信息，确认劳动合同、绩效记录、考勤数据等是否完整，确保劝退理由合法（如不胜任工作、客观情况重大变化等）；二是制定沟通方案，明确沟通时间（建议选择周五下午，给员工缓冲时间）、地点（独立会议室，避免打扰）、参与人员（仅HR与直属上级，避免多人施压）；三是准备补偿方案，依据《劳动合同法》第四十七条计算经济补偿（N或N+1），并明确社保、公积金、离职证明等后续事宜，避免法律风险。
核心沟通技巧
- 开场破冰：先肯定员工价值，缓解对立情绪。“今天请你过来，是想和你聊一聊近期的职业发展，也感谢你这段时间对团队的付出。”
- 陈述事实：用具体数据或案例说明劝退原因，避免主观评价。“过去三个季度，你的KPI达成率均为60%，未达到岗位要求的80%，且经过两次培训后仍无明显提升，这确实影响了团队整体目标。”
- 倾听共情：给予员工表达空间，认可其情绪反应。“我能理解这个消息可能让你感到意外，如果有任何疑问或想法，都可以随时说出来。”
- 聚焦解决方案：主动提供补偿与支持，转移矛盾焦点。“公司会按照N+1的标准给你补偿，另外也可以为你提供职业推荐信，帮助你顺利过渡到下一份工作。”
场景化话术参考
场景1：不胜任工作劝退
HR：“小李，我们回顾了你过去半年的工作，发现你在项目推进中多次出现数据统计错误，导致客户反馈延迟两次，虽然部门安排了老同事带教，但你的改进效果未达预期，根据公司《员工手册》第X条，不胜任工作且培训后仍不达标，公司有权解除劳动合同，公司不会让你空手离开，我们会支付N+1个月工资作为补偿，今天也可以和你确认离职时间，你看这周内办完手续是否方便？”
场景2：组织架构调整劝退
HR：“王姐，由于公司业务战略调整，你所在的部门被合并了，你的岗位确实不存在了，这和你个人的能力无关，是公司整体发展的需要，按照法律规定，这种情况需要支付N个月补偿，另外我们和几家合作企业有人才推荐通道，可以帮你内推适合的岗位，你希望我们在离职证明中重点突出哪些项目经验呢？”
场景3：严重违纪劝退（需谨慎）
HR：“张先生，我们收到多份投诉，你上周三次上班迟到且未打卡，根据考勤制度第X条，连续三次旷工属于严重违纪，公司决定解除劳动合同，且不支付经济补偿，今天你需要配合办理离职手续，同时我们会保留追究因你迟到造成的项目损失的权利，如果你对违纪事实有异议，可以提供证据，我们会提交工会复核。”
关键注意事项
- 避免法律风险：不提及“辞退”“开除”等敏感词，统一用“解除劳动合同”；不承诺超出法定标准的补偿（如口头承诺“2N”，事后不兑现可能引发纠纷）；全程录音（需提前告知员工）并书面记录沟通内容，双方签字确认。
- 保护员工尊严：不在公开场合谈论劝退事宜；离职证明客观描述工作情况，不添加负面评价；若员工情绪激动，暂停沟通，安排HRBP或心理咨询师介入。
- 后续跟进：离职当天结清工资，退还个人物品；保持1-2个月联系，提供职业资源支持；避免在行业内传播负面评价，维护公司雇主品牌。
相关问答FAQs
Q1：员工拒绝签署离职协议怎么办？
A：首先了解员工诉求，若是对补偿金额有异议，可重申法定标准并协商（如额外支付半个月工资作为人道主义补偿）；若是对解除理由不认可，需提供证据（如绩效评估记录、培训签到表），告知员工可通过劳动仲裁解决，同时避免强迫签署，若员工坚持不签，可通过EMS邮寄离职通知书，保留邮寄凭证，确保程序合法。
Q2：劝退沟通时员工哭闹或威胁，如何应对？
A：保持冷静，递上纸巾和温水，用共情话语安抚情绪：“我理解你的感受，换作任何人遇到这种情况都会难过。”若员工出现过激言行（如拍桌子、辱骂），需明确指出：“我尊重你的情绪，但请保持理性沟通，否则我们只能请安保人员协助。”若威胁人身安全，立即报警并留存证据，同时暂停沟通，后续通过书面方式沟通。
