员工离职是企业管理中不可避免的一环,人事部门作为核心处理主体，需以规范化、人性化的流程应对，确保工作平稳过渡、合规合法，同时维护企业雇主品牌与员工关系，以下从离职前、离职中、离职后三个阶段，详细阐述人事处理的具体操作要点。
离职前：规范流程，明确责任
员工提出离职后,人事部门需第一时间启动标准化流程，避免因处理不当引发风险或矛盾。
离职申请与审批
- 接收申请：员工需提交书面离职申请（邮件、OA系统或纸质表格），注明离职原因、预计离职日期，若为口头提出，人事应要求员工补交书面材料，避免后续纠纷。
- 审批流程：根据企业制度，审批权限通常为：基层员工由部门负责人审批→人事备案；中层及以上管理者需经分管领导/总经理审批，审批周期需符合《劳动合同法》规定，员工提前30日（试用期内提前3日）通知企业，试用期外未满30日的，需与员工协商一致。
- 挽留沟通（可选）：对核心或绩优员工，人事可协同部门负责人进行离职面谈，了解真实离职原因（如薪资、发展、管理问题等），尝试通过调整岗位、优化待遇或改善工作条件等方式挽留，若挽留失败，需尊重员工决定，避免强留引发负面情绪。
工作交接清单制定
人事需与员工及部门负责人共同制定《工作交接清单》，明确交接内容、责任人与完成时限，确保工作无遗漏，清单通常包括：
- ：当前进行中的项目、未完成的任务、客户对接信息等；
- 文件资料：电子文档（存储路径、权限）、纸质文件（归档位置）、合同/协议原件等；
- 资产物品：电脑、工牌、门禁卡、公司印章等固定资产；
- 对接人员：内外部协作方联系人及工作对接要点。
离职面谈：挖掘深层原因，优化管理
离职面谈是人事了解企业问题的重要渠道,需由HR独立或协同部门负责人进行，面谈重点包括：
- 离职真实原因：通过开放式问题（如“您认为公司在哪些方面可以改进？”“您离职的主要顾虑是什么？”）收集员工对薪酬、绩效、企业文化、管理者风格等方面的反馈；
- 职业发展需求：了解员工对未来职业的规划，判断是否因晋升空间不足、培训缺失等原因离职；
- 保密协议签署：针对涉及商业秘密的岗位（如技术、销售），需在面谈时重申保密义务，并签署《竞业限制协议》（若适用），明确竞业限制范围、期限及补偿标准。
离职中：手续办理，合规结算
员工正式离职当日,人事需高效办理各项手续，确保劳动关系清晰、财务结算准确。
离职手续办理清单
人事需准备《离职手续办理表》，引导员工逐项完成以下事项，并由相关部门签字确认：
| 环节 | 责任方 | |
|---|---|---|
| 部门交接 | 确认《工作交接清单》完成，部门负责人签字确认工作无遗留问题 | 员工、部门负责人、HR |
| 人事手续 | 办理社保/公积金停缴（次月生效）、档案转移（若需）、离职证明开具（注明劳动合同期限、离职日期等） | HR |
| 财务结算 | 核算未发工资、加班费、奖金、年假未休补偿（按日工资300%支付）等 | 财务部、HR |
| 资产归还 | 归还公司电脑、手机、工牌、钥匙等资产，签署《资产归还确认书》 | 员工、行政部、HR |
| 系统权限关闭 | 关闭OA、邮箱、内部系统等账号权限，确保数据安全 | IT部、HR |
薪资与经济补偿结算
- 薪资结算：员工离职当月薪资需在离职当日或下一个发薪日结清，不得无故拖欠，若涉及未报销费用，需按公司制度规定时限报销。
- 经济补偿：符合《劳动合同法》第46条情形（如协商解除、企业裁员、合同到期终止等），人事需按员工工作年限（每满一年支付一个月工资，六个月以上不满一年按一年算，不满六个月按半个月算）计算经济补偿，工资基数为离职前12个月平均应发工资。
- 竞业限制补偿：若签署《竞业限制协议》，企业需在员工离职后按月支付补偿金（通常为离职前12个月平均工资的30%-50%，不低于当地最低工资标准），支付期限不超过2年。
离职证明开具
人事需在员工办理完所有离职手续后,当场开具《离职证明》，注明劳动合同期限、离职日期、岗位、在职期间工作表现等（不得包含负面评价或歧视性内容），并加盖公司公章，离职证明是员工办理失业登记、入职新公司的必备材料，企业不得以任何理由拒开。
离职后：风险防范，关系维护
员工离职并非终点,人事仍需做好后续工作，防范法律风险，同时通过 alumni 管理维护企业口碑。
档案与社保关系转移
- 档案管理：员工离职后，人事需将其档案材料（劳动合同、离职证明、绩效考核记录等）整理归档，保存期限不少于法定年限（通常为员工离职后2年）；若员工要求转移档案，需在15日内协助办理，不得扣押档案。
- 社保/公积金转移：社保关系需在员工离职后及时暂停，并告知员工可凭《离职证明》到新单位续缴；若员工灵活就业，可指导其以个人身份缴纳或转至户籍地社保机构。
法律风险防范
- 竞业限制监督：对签署竞业限制协议的核心员工，人事需定期跟踪其入职新单位情况（可通过公开信息查询），若发现违反协议（如入职竞争对手企业），需及时通过法律途径维权。
- 劳动争议处理：若员工对离职补偿、薪资结算等存在异议并提起劳动仲裁，人事需配合收集证据（如劳动合同、工资流水、交接清单、离职面谈记录等），确保程序合规。
Alumni 关系维护
- 建立离职员工库：将离职员工信息（联系方式、离职原因、职业去向等）录入数据库，定期发送企业动态、行业资讯或节日问候，保持联系。
- 鼓励“回流”：对于表现优秀且离职原因非薪酬的核心员工，可适时伸出橄榄枝，其对企业文化熟悉，入职后能快速适应，降低招聘成本。
相关问答FAQs
问题1：员工提出离职后，突然反悔不想走了，企业必须同意吗？
解答：需分情况处理，若员工在“提前30日通知期”内反悔，且企业尚未找到替代人员或工作交接未完成，双方可协商继续履行劳动合同；若企业已启动招聘流程或安排新员工入职，且员工反悔可能影响正常运营，企业有权依据《劳动合同法》第37条规定，员工提前30日书面通知解除劳动合同，期满后即可离职，无需“同意”，若员工在通知期内擅自离职给企业造成损失（如项目延误），企业可要求赔偿。
问题2：离职证明中能否写“该员工因严重违反公司制度被辞退”？
解答：不可以。《劳动合同法》第89条规定，企业出具的离职证明需写明“劳动合同期限、离职日期、工作岗位、工作年限”等法定内容，不得包含负面评价或误导性信息，若员工确实因严重违纪被辞退，企业可在内部档案中记录，但离职证明需保持客观中立，否则员工可向劳动监察部门投诉，要求企业撤销或重新开具，甚至可能面临行政处罚。
