与员工终止合同是企业人力资源管理中需要高度谨慎处理的事项，涉及法律合规、员工感受及企业声誉等多方面因素，整个过程需以《劳动合同法》为核心依据，兼顾合法性与人性化，确保流程规范、风险可控，以下从终止情形、流程步骤、风险防范及后续处理等维度展开详细说明。
明确终止合同的法定情形
根据《劳动合同法》，劳动合同终止需严格限定在法定范围内，避免违法解除带来的法律风险,具体情形包括：
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合同期满终止
劳动合同约定的期限届满，双方未续签的，合同自然终止，若员工有《劳动合同法》第四十二条规定的情形（如从事接触职业病危害作业未进行离岗前职业健康检查、患职业病或因工负伤丧失劳动能力等）,则合同需顺延至相应情形消失终止。 -
员工法定退休或死亡终止
员工开始依法享受基本养老保险待遇或达到法定退休年龄的，劳动合同终止；员工死亡或被人民法院宣告死亡或失踪的,劳动合同同样终止。 -
企业破产、解散等情形终止
企业被依法宣告破产、责令关闭、吊销营业执照、提前解散的,劳动合同终止。 -
员工主动离职导致终止
员工提前30日书面通知企业（试用期内提前3日）解除劳动合同，或存在《劳动合同法》第三十八条情形（如未及时足额支付劳动报酬、未依法缴纳社保等）而被迫解除的,企业需配合办理终止手续。
规范终止合同的流程步骤
终止合同需遵循法定流程，确保程序合法、证据充分,减少劳动争议风险。
事前评估与合规审查
- 情形核查：明确终止是否符合法定条件，如合同到期需确认是否具备续签条件或顺延情形；员工违纪解除需核实是否有明确的规章制度依据及充分证据。
- 风险评估：评估终止可能带来的法律风险，如经济补偿金计算、是否涉及违法解除赔偿等,必要时可咨询企业法律顾问或劳动仲裁部门。
通知与沟通准备
- 通知期限：合同到期终止，企业需提前30日书面通知员工（若员工同意续签但未达成一致，企业仍需提前通知）；因员工违纪解除，需在发现违纪行为后30日内作出处理决定并通知。
- 沟通准备：由HR部门与直属主管共同准备沟通内容，明确终止原因、补偿方案（如有）、后续手续办理流程等，避免情绪化表达，可准备《解除/终止劳动合同通知书》（加盖公章）、补偿金计算明细等材料。
面谈与书面通知
- 面谈安排：选择私密、中立的环境，由直属主管和HR共同参与，态度诚恳、尊重员工，清晰说明终止原因（需客观、基于事实，避免主观评价），告知补偿标准、社保公积金转移、档案保管等事项。
- 书面送达：面谈后当场或3日内将《解除/终止劳动合同通知书》送达员工，要求员工签收并保留签收记录（若员工拒签，可采取邮寄（EMS留存凭证）、拍照录像等方式证明已送达，并在企业内部公示）。
工作交接与物品归还
- 交接清单：要求员工办理工作交接，填写《工作交接清单》，列明交接内容（文件、数据、客户资料、办公用品等），并由交接双方签字确认。
- 物品回收：收回企业配发的电脑、工牌、钥匙、门禁卡等物品,确认无遗留问题。
薪资结算与补偿金支付
- 薪资结算：在终止合同当日结清员工工资（包括未休年假工资、加班费等），可通过银行转账支付并注明“工资结算”。
- 经济补偿金：符合法定情形（如合同到期非员工原因不续签、企业裁员、员工不胜任工作解除等）的，需支付经济补偿金，计算标准为：按员工在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资，月工资指劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资（应包含计时工资、计件工资、奖金、津贴和补贴等货币性收入）。
- 支付时间：经济补偿金需在办结工作交接时支付，或双方约定的时间内支付（最长不超过办结交接后15日）。
社保公积金与档案转移
- 停保手续：员工离职后15日内，到社保公积金办理机构为员工办理停保手续，避免因企业未及时停保导致员工个人损失。
- 转移证明：出具《社会保险参保缴费凭证》《住房公积金缴存提取转移证明》，告知员工可凭此办理社保公积金转入新单位手续，若员工档案由企业保管,需在离职后30日内将档案转交至户籍所在地或新单位的人事档案管理服务机构。
离职证明开具
- 根据《劳动合同法》规定，企业需在解除或终止劳动合同时出具《离职证明》，注明劳动合同期限、解除或终止日期、工作岗位、在本单位的工作年限等，不得附加任何不利于员工的条件（如“被开除”“严重违纪”等表述），离职证明一式两份，员工留存一份,企业备案一份。
终止合同的风险防范
- 避免违法解除：严禁无理由或不符合法定条件解除合同（如女职工“三期”内、医疗期内员工不得随意解除），若员工存在违纪行为，需有明确的规章制度依据（需经民主程序制定并公示）及充分证据（如考勤记录、书面检讨、证人证言等）。
- 补偿金计算准确：确保经济补偿金基数（含奖金、津贴等）及年限计算无误，避免因少付、漏付引发争议。
- 证据留存完整：保存劳动合同、规章制度、考勤记录、违纪处理通知、沟通记录、离职证明等资料，保存期限不少于2年。
- 人文关怀与沟通：对离职员工给予必要尊重，如协助办理社保转移、推荐就业等，减少负面情绪传播,维护企业雇主品牌。
特殊情形处理
- 员工拒绝签收离职证明：可采取邮寄方式送达，并在企业内部做好记录，避免因未出具离职证明影响员工入职新单位，企业需承担赔偿责任（如员工因无法提供离职证明导致无法就业，可证明损失的需赔偿）。
- 员工主张未收到终止通知：通过EMS邮寄通知书（备注“劳动合同解除/终止通知书”），留存寄件凭证及签收记录，或邀请第三方见证（如工会代表）在场送达并签字确认。
相关问答FAQs
问题1：员工在医疗期内，企业能否以合同到期为由终止劳动合同？
解答：不能，根据《劳动合同法》第四十二条，员工患病或非因工负伤，在规定的医疗期内的，企业不得依照《劳动合同法》第四十条（无过失性辞退）、第四十一条（经济性裁员）的规定解除劳动合同，合同到期也需顺延至医疗期结束终止，医疗期的长度根据员工实际工作年限及在本单位工作年限确定，例如实际工作年限10年以下，在本单位工作年限5年以下的,医疗期为3个月。
问题2：终止合同时，员工拒绝办理工作交接怎么办？
解答：员工拒绝办理工作交接不影响企业终止合同流程的推进，企业仍需履行薪资结算、出具离职证明等法定义务，但若因员工未交接导致企业损失的（如重要文件丢失、客户资源受损），企业可通过法律途径主张赔偿，需提供损失证据（如财产价值评估、合同履行预期收益等），可在《离职证明》中注明“员工未办理工作交接”，但避免因此拒绝出具离职证明（否则需承担赔偿责任）。
