印鉴作为企业法人或组织在法律文件、经济合同、财务凭证等关键文书上的重要凭证，其管理直接关系到企业的资金安全、法律风险控制和运营合规性，建立科学、规范的印鉴管理办法，是企业内部控制体系的重要组成部分，需从制度建设、保管责任、使用流程、登记监督、风险防控等多个维度进行系统化管理。
明确管理原则与责任主体
印鉴管理应遵循“专人负责、专柜保管、审批用印、登记留痕、风险可控”的基本原则，企业需成立由管理层牵头的印鉴管理小组，明确印鉴管理的第一责任人为企业法定代表人或主要负责人，具体执行责任可指定行政部、财务部或法务部等部门承担，对于规模较大的企业，可设立印鉴管理员岗位，专职负责印鉴的保管、使用登记和日常监督，确保责任到人、权责分明。
规范印鉴的刻制与登记
印鉴的刻制需严格履行审批程序,由用印需求部门提出申请，经分管领导及法定代表人审批后，到公安机关指定的合法刻制单位办理，严禁私自刻制或委托无资质单位刻制，印鉴刻制完成后，需及时在行政部或指定管理部门办理登记手续，登记内容应包括印鉴名称、印模、启用日期、保管人、编号等信息，并建立《印鉴登记台账》（见下表），确保印鉴信息可追溯。
| 序号 | 印鉴名称 | 印模（彩色复印件） | 规格材质 | 启用日期 | 保管部门 | 保管人 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 公司公章 | （附印模） | 光学印章 | 2023-01-01 | 行政部 | 张三 | 对外合同用印 |
| 002 | 财务专用章 | （附印模） | 钢印 | 2023-01-01 | 财务部 | 李四 | 票据、银行用印 |
| 003 | 法定代表人名章 | （附印模） | 光学印章 | 2023-01-01 | 财务部 | 李四 | 与财务章配套使用 |
严格印鉴的保管要求
- 专人保管：所有印鉴必须由指定专人保管，严禁交由非保管人员代存或代管，印鉴保管人应具备良好的职业操守和责任心，签订《印鉴保管责任书》，明确保管责任及违规处罚措施。
- 专柜存放：印鉴需存放于带密码锁的保险柜或专用铁皮柜中，财务专用章、法定代表人名章等关键印鉴应与公章分柜保管，形成物理隔离，保险柜密码由保管人专人负责，严禁泄露，如需更换密码需报管理部门备案。
- 存放环境：保管场所应具备防火、防盗、防潮、防鼠等条件，定期检查保管设施的安全性，确保印鉴存放环境安全可靠。
- 离职交接：印鉴保管人员离职或调岗时，必须办理严格的交接手续，由管理部门负责人监交，核对印鉴数量、状态并签署《印鉴交接清单》，交接完成后及时变更保管信息。
规范用印审批与使用流程
- 用印申请：用印前需由经办人填写《用印申请表》，详细注明用印单位、文件名称、份数、用印用途、申请人及联系方式，并附需用印的文件材料。
- 审批权限：根据用印文件的重要性和金额大小，分级设置审批权限：
- 日常办公文件（如内部通知、函件）由部门负责人审批；
- 经济合同、担保文件、重要承诺书等由分管领导及法定代表人双签审批；
- 对投资、融资、资产处置等重大事项用印，需提交总经理办公会或董事会审议批准。
- 用印审核：印鉴管理员收到用印申请后，需对审批手续是否齐全、文件内容是否合规、用印范围是否与审批一致进行审核，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并说明原因。
- 规范用印：用印时，印鉴管理员应亲自监印，确保印迹清晰、端正，加盖位置准确，严禁在空白纸张、空白合同或未填写完整的文件上用印，特殊情况需在空白文件用印的，必须经法定代表人书面批准，并严格控制份数，登记备案后由专人跟踪使用情况。
- 用印登记：每次用印后，印鉴管理员需在《用印登记台账》中详细记录用印日期、文件名称、份数、审批人、用印人、经办人等信息，确保用印轨迹可查。
强化监督检查与风险防控
- 定期检查：管理部门每季度应对印鉴保管和使用情况进行一次全面检查，重点检查印鉴保管是否安全、用印登记是否完整、审批手续是否合规，检查结果需形成书面报告，报企业主要负责人审阅。
- 风险评估：定期开展印鉴管理风险评估，重点关注空白用印、越权审批、违规外借等风险点，及时完善防控措施。
- 责任追究：对违反印鉴管理规定的行为，如私自用印、擅自外借印鉴、在空白文件上用印等，视情节轻重对责任人给予警告、降职、经济处罚直至解除劳动合同；造成企业损失的，依法追究法律责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
- 信息化管理：有条件的企业可引入印鉴信息化管理系统，通过电子审批流程、用印记录自动上传、智能预警等功能，实现印鉴管理的数字化、可视化，提升管理效率和风险防控能力。
特殊情形处理
- 印鉴遗失或损毁：印鉴遗失或损毁时，保管人应立即向管理部门和法定代表人报告，同时登报声明作废，并按原刻制程序申请补刻，补刻完成后及时更新登记信息。
- 分支机构用印：分支机构需使用总部印鉴的，必须经总部书面授权，明确授权范围和权限，分支机构负责人对用印真实性负总责，总部定期对分支机构用印情况进行监督检查。
- 外出用印：确需携带印鉴外出的，须经法定代表人批准，由印鉴管理员或指定专人携带，全程负责印鉴安全，用印后及时返回并办理核销手续，严禁携带印鉴参加非工作场合的活动。
相关问答FAQs
问题1：员工能否因工作需要将印鉴带出公司使用？
解答：原则上严禁将印鉴带出公司使用，确因特殊情况（如异地签约、现场审批等）需携带印鉴外出的，必须由用印部门提交书面申请，经法定代表人批准后，由印鉴管理员或指定专人全程携带，并落实保管责任，用印结束后，需立即返回公司并向管理部门核销，严禁携带印鉴进入娱乐场所、私人场所或参加非工作活动，对于违反规定擅自带出印鉴的，将按公司规定严肃处理，造成损失的需承担赔偿责任。
问题2：在空白合同或空白纸张上用印是否允许？如何控制风险？
解答：严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张等无实质性内容的载体上用印，此行为极易被恶意利用，给企业带来巨大法律风险，确因业务特殊需要在空白文件上用印的（如需填写后加盖的格式化表格），必须经法定代表人书面批准，严格控制份数（一般不超过1份），由用印部门负责人和印鉴管理员共同签字确认，并在《用印登记台账》中备注“空白文件用印”，由用印部门专人跟踪文件填写和流转情况，确保文件内容在用印前已填写完整且符合审批要求，用印后及时收回存档。
