人事档案转出是个人职业发展和组织人事管理中的重要环节,涉及多个主体和流程，需严格按照规定操作以确保档案的完整性和安全性，以下是人事档案转出的详细流程、注意事项及相关要点：
人事档案转出的基本流程
人事档案转出通常由转出单位（或存档机构）、接收单位（或存档机构）及个人共同参与，具体步骤如下：
明确档案接收方
- 在职人员：需确认新工作单位是否具有人事档案管理权限（如机关事业单位、国企、大型企业等），若单位无权限，需委托其指定的公共就业人才服务机构或人才市场接收。
- 灵活就业/待业人员：可自行将档案转至户籍地或常住地的公共就业人才服务机构、就业服务中心或档案托管机构。
- 升学/留学人员：需提供录取院校或留学服务机构出具的调档函，档案一般转至学校相关部门或教育部留学服务中心。
提交转出申请
- 个人向现档案保管单位（如原工作单位人事部门、人才市场等）提交书面转出申请，说明转出原因、接收单位名称及详细地址。
- 若由单位统一办理,需由单位人事部门出具《调档函》，注明接收单位信息及档案转递事由。
档案审核与整理
- 档案保管单位对档案材料进行审核,确保材料齐全（如履历表、鉴定材料、学历学位证、职称材料、党团材料、奖惩材料等）、无缺失或涂改。
- 对档案中的材料进行排序、复印（重要材料需留存复印件）并封装，装入带有“人事档案”字样的密封袋，密封处加盖骑缝章。
开具《转档通知》
- 档案保管单位根据接收单位信息,开具《干部人事档案转递通知单》（或类似证明），一联留存，一联随档案转出，一联交由个人（或单位）转交接收方。
档案转递方式
- 机要通信：涉密单位或重要材料需通过机要渠道转递，确保安全性和可追溯性。
- 专人送递：接收单位或个人凭有效证件（身份证、单位介绍信）到档案保管单位提取档案，途中需妥善保管，严禁个人私自拆封。
- 邮政EMS（档案专递）：部分地区允许通过邮政EMS“人事档案专递”服务转递，需使用专用封袋并全程跟踪物流信息。
接收确认
- 档案到达接收单位后,接收方核对档案密封情况、材料清单及转递通知单，确认无误后签收，并反馈个人或转出单位。
- 个人可通过电话、线上平台或现场查询档案是否成功入库。
人事档案转出的注意事项
- 档案材料完整性：转出前需核对档案必备材料，如缺少关键材料（如学历认证、劳动合同等），需及时补充或开具相关证明。
- 密封与签章：档案密封袋必须由原保管单位骑缝盖章，个人不得私自拆封，否则接收单位可能拒收。
- 信息准确性：接收单位名称、地址、邮编等信息需与调档函完全一致，避免因信息错误导致档案丢失。
- 时限要求：档案转递一般需1-2周，建议提前规划，避免影响入职、升学等手续办理。
- 费用问题：档案转递费用通常由接收方或个人承担，需提前与保管单位确认收费标准。
不同场景下的特殊要求
| 场景 | 特殊要求 |
|---|---|
| 跨省转递 | 需额外提供接收地人才服务中心出具的接收函，部分省份要求档案电子化同步转递。 |
| 国企/机关调动 | 需经单位党委或上级主管部门审批，并出具《干部调动介绍信》，档案需随人事关系一并转出。 |
| 退休人员 | 档案一般转至户籍地街道办或社保部门，用于办理退休手续，需提前确认接收地政策。 |
相关问答FAQs
Q1: 人事档案可以由个人自带转递吗？
A: 不可以，人事档案必须由原保管单位通过机要通信、专人送递或档案专递等密封方式转递，个人自带会导致档案失效，接收单位将不予认可，如遇特殊情况需个人携带，需由保管单位开具证明并确保档案密封完好，途中不得拆封。
Q2: 档案转出后多久能到接收单位？如何查询进度？
A: 档案转递时间因地区和方式而异，机要通信通常需7-15个工作日，EMS专递约3-5个工作日，个人可直接联系接收单位提供档案转递编号（如EMS单号）或转出单位查询；也可通过当地人才服务中心官网、电话或线下窗口咨询档案入库状态，若超过1个月未收到，需及时与转出单位对接，排查物流或接收环节问题。
