一年未签订劳动合同，HR需要立即采取补救措施，以规避法律风险并规范用工管理，根据《劳动合同法》规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资，超过一年的，视为已与劳动者订立无固定期限劳动合同，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资，HR需分步骤、合法合规地处理这一问题。
HR应立即梳理现有员工情况，确认未签订劳动合同的员工范围及入职时间，可通过花名册、考勤记录等文件统计，明确哪些员工属于“用工超过一年未签合同”或“用工超过一个月不满一年未签合同”的情况，针对不同情况，处理方式有所区别：对于入职超过一年的员工，视为已订立无固定期限劳动合同，但需及时补签合同；对于入职超过一个月不满一年的员工，需在一个月内补签合同，并在此前期间支付二倍工资差额（最长不超过11个月）。
HR应主动与员工沟通，说明情况并协商补签事宜，沟通时需注意态度诚恳，避免激化矛盾，同时向员工解释补签劳动合同的必要性及双方权利义务，争取员工配合，为提高沟通效率，可制作《员工信息核对表》，让员工确认基本信息、岗位、薪资等关键内容，为后续合同签订做准备，对于员工提出的合理诉求，如薪资调整、岗位变更等，需结合公司制度及法律规定评估可行性,必要时通过协商达成一致。
HR需准备劳动合同文本并组织签订，劳动合同文本应使用劳动部门制定的范本或经法务审核的合规文本，明确合同期限、工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险、劳动保护等必备条款，对于已入职超过一年的员工，合同期限应订立为无固定期限；对于未满一年的员工，可根据双方协商确定固定期限或无固定期限，签订合同时，需确保员工本人签字或盖章，并注明签订日期，同时保留员工签字页原件,建立合同管理台账。
HR需妥善处理二倍工资的支付问题，对于需支付二倍工资差额的员工，应核算从入职次月起至补签合同前一个月的工资差额，并与员工确认后及时支付，支付时需注明为“未签订劳动合同二倍工资差额”，避免在工资条中引发争议，若员工对二倍工资金额有异议，HR应提供工资支付记录、考勤记录等证据,必要时通过劳动仲裁解决。
HR还需完善内部管理制度，避免类似问题再次发生，应建立劳动合同签订跟踪机制，对新员工在入职当日或一周内完成合同签订，并在员工花名册中标注合同签订情况；定期对劳动合同进行自查，确保合同到期前及时续签或终止；加强HR团队的法律培训,提高风险防范意识。
HR需对已补签的劳动合同进行归档管理，确保档案完整、安全，合同档案应包括劳动合同文本、员工身份证明、入职登记表、沟通记录等材料，按照员工编号或入职时间分类存放，便于后续查阅，将合同信息录入人力资源信息系统,实现动态管理。
相关问答FAQs：
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问：员工拒绝签订劳动合同，HR该如何处理？
答：员工拒绝签订劳动合同的，HR应书面通知员工签订合同，说明不签订的后果（如可能支付二倍工资或解除劳动关系），若员工仍拒绝，可依据《劳动合同法实施条例》第五条，书面通知终止劳动关系，并支付经济补偿，对于入职超过一年的员工，若拒绝补签无固定期限劳动合同，HR需注意视为已订立无固定期限劳动合同的法律后果,避免违法终止。 -
问：补签劳动合同时，能否约定补签前的二倍工资不再支付？
答：不能，补签劳动合同不能免除用人单位支付二倍工资的法定义务，根据《劳动合同法》第八十二条及最高人民法院相关司法解释，二倍工资的支付是基于用人单位未及时签订劳动合同的违法行为，即使补签合同，劳动者仍可主张补签前的二倍工资差额，除非劳动者明确表示自愿放弃且不违反法律强制性规定,否则该约定无效。
