当旷工员工返岗时,企业需要通过规范化、人性化的流程平衡制度执行与员工关系维护，既要明确纪律要求，也要给予员工改进机会，避免激化矛盾，以下从返岗沟通、事实核查、处理决定、后续管理四个环节展开具体说明，并提供参考模板及常见问题解答。
返岗初期：及时沟通与情绪安抚
员工返岗后,HR或直属主管应在第一时间与员工进行正式面谈，核心目的是了解旷工原因、明确公司立场，同时避免员工因返岗产生抵触情绪，面谈前需准备《返岗沟通记录表》，提前梳理旷工事实（如旷工时长、未请假记录、工作交接情况等），面谈中注意倾听员工解释，避免单方面指责。
沟通时需把握三个原则：一是对事不对人，聚焦“未按规定履行请假手续”这一行为本身，而非否定员工个人能力；二是事实先行，出示考勤记录、工作交接清单等客观证据，避免主观臆断；三是留有余地，若员工因突发疾病、家庭变故等客观原因旷工，可先表达关怀，再明确制度要求，“公司理解您当时遇到的困难，但根据《员工手册》第X条，连续旷工3天以上需提交书面说明，我们希望您能补办手续，避免影响后续考勤评估。”
若员工存在情绪抵触,可暂停沟通，约定时间再谈，避免当场激化矛盾，沟通结束后，员工需在《返岗沟通记录表》上签字确认，HR留存书面记录作为后续处理依据。
事实核查：全面评估旷工原因与责任
返岗沟通后,需在2个工作日内完成旷工事实的全面核查，重点核实三方面内容：
- 旷工原因真实性：要求员工提供书面说明（如病假需附医院证明，事假需提供相关证明材料），HR可通过电话核实、走访等方式确认材料真实性，员工声称“家人住院”，可联系医院核实就诊记录；若涉及虚假证明，需按严重违纪处理。
- 主观恶意程度：区分“无主观恶意”与“故意违纪”两种情况，前者如因突发疾病未及时请假、对请假流程不熟悉等；后者如无故缺勤、拒绝接听工作电话、伪造证明等，需在处理时体现差异。
- 工作影响评估：核查旷工期间工作是否造成损失（如项目延误、客户投诉、团队工作量增加等），由部门负责人提交《工作影响说明》，作为处理轻重的参考依据。
以下为《旷工事实核查表》参考模板：
| 核查项目 | 核查结果（客观描述） | 责任人签字 | |
|---|---|---|---|
| 考勤记录 | 旷工起止时间、天数 | 2023年X月X日-X月X日，连续旷工5天 | HR XXX |
| 员工书面说明 | 旷工原因、是否申请过补假 | 称“父亲重病住院，未及时联系主管” | 员工 XXX |
| 证明材料 | 医院诊断证明、缴费记录 | 诊断证明真实，缴费记录与日期匹配 | HR XXX |
| 工作影响 | 未完成工作项、是否交接 | 2份报表未提交，团队代工增加30%负荷 | 部门主管 XXX |
处理决定：分级分类与制度匹配
根据核查结果,结合《劳动合同法》及企业规章制度，确定处理方式，需注意：制度内容需通过民主程序制定（经职工代表大会或全体职工讨论），并向员工公示，否则处理可能无效，常见处理分级如下：
首次/无主观恶意旷工（如旷工1-3天）
- 处理措施：口头警告+书面检讨+补办请假手续，要求员工提交《检讨书》，说明旷工原因及改进承诺，部门负责人可安排“一对一”帮扶，帮助员工熟悉考勤流程。
- 薪资核算：按旷工天数扣除当日工资（部分地方规定需支付不低于最低工资的80%，需结合当地政策），若因公司原因（如系统故障未收到请假申请）导致旷工，可酌情补发。
多次/主观恶意旷工（如半年内旷工累计≥3天，或单次旷工≥3天）
- 处理措施：书面警告+停职检查（1-3天，停职期间支付基本工资的80%）+绩效降级，停职期间需提交《改进计划》，明确后续工作纪律承诺，HR同步开展员工关怀，了解是否存在工作困难（如压力过大、对岗位不满等）。
- 制度依据：《员工手册》中“多次违反考勤规定”条款，需书面送达《警告通知书》，员工拒签的可通过拍照、录像留存证据，并邮寄至员工户籍地址。
严重旷工（如单次旷工≥7天，或年度累计旷工≥10天）
- 处理措施：依据《劳动合同法》第39条“严重违反用人单位规章制度”解除劳动合同，无需支付经济补偿金。
- 操作要点：解除前需再次书面通知员工，给予申辩机会；若规章制度未明确“严重旷工”标准（如天数），需结合行业惯例及岗位特性（如生产岗与文职岗差异），避免“一刀切”被认定为违法解除。
后续管理：跟踪改进与风险防范
- 建立员工档案：将返岗沟通记录、检讨书、警告通知书等材料归入员工个人档案，作为后续晋升、调岗的参考，避免重复处理同类问题。
- 定期跟踪：返岗后1个月内，部门主管每周与员工进行1次简短沟通，了解工作状态；HR每月回访，评估员工对处理结果的接受度，必要时提供心理疏导或EAP服务。
- 制度优化：若多名员工因“请假流程复杂”旷工，可简化审批流程（如线上请假系统）；若因“家庭突发情况”无法及时请假，可增设“紧急联系人”机制，允许事后补假，从源头减少旷工风险。
相关问答FAQs
Q1：员工返岗后拒绝签署《警告通知书》，如何处理？
A：员工拒签不影响处理决定的效力，但需留存证据，建议由2名以上在场人员（如HR、部门主管）签字说明“员工拒签事实”，并通过邮寄（EMS备注“书面文件”）、微信发送（明确告知“拒签不影响制度执行”）等方式送达，同时保留邮寄签收记录或聊天截图，若员工仍不配合，可视为已送达，后续按制度执行处理措施。
Q2：旷工期间员工在外兼职，公司能否额外处罚？
A：需结合规章制度约定及兼职是否影响本职工作，若公司《员工手册》明确规定“在职期间不得从事与公司利益冲突的兼职”，且员工兼职导致工作延误或泄露商业秘密，可依据《劳动合同法》第39条“严重失职，营私舞弊”解除合同；若制度未明确禁止，且兼职不影响本职工作，公司仅能按旷工规定处理，不能额外处罚，否则可能构成克扣工资或违法解除。
