hr在签订就业协议书的过程中，需要严格遵循规范流程，确保协议的合法性、合规性，同时保障企业与应届毕业生的双方权益，这一环节不仅是企业招聘流程的收尾，更是建立正式劳动法律关系的重要前提，需从协议准备、签订审核、风险防控到后续归档等环节全程把控。
就业协议书签订前的准备工作
就业协议书是应届毕业生与用人单位、学校三方在毕业生就业工作中明确权利义务的书面协议，具有法律效力，签订前需做好充分准备。
协议书审核与确认
hr需核实企业是否有资格签订就业协议书，通常要求企业具备合法用工主体资格，且未被列入经营异常名录或严重违法失信企业名单，检查学校提供的就业协议书模板是否符合国家及地方教育部门的规定，确保协议条款中包含双方基本信息、工作岗位、工作地点、薪酬福利、服务期限、违约责任等核心内容，避免出现“霸王条款”或与法律法规相抵触的约定（如“不允许结婚”“怀孕即解雇”等）。
招聘信息与岗位匹配
hr需确保招聘信息中明确列出的岗位名称、职责、任职要求、工作地点、薪酬结构（基本工资、绩效奖金、补贴等）、福利待遇（五险一金、年假、培训机会等）与就业协议中的内容一致，避免因信息不对称导致纠纷，若招聘时承诺“年度绩效奖金”，协议中需明确发放条件及计算方式，而非模糊表述“根据公司规定执行”。
应聘者资质核查
对应届毕业生的身份信息需重点核实，包括：学生证、身份证原件及复印件，学信网学历认证（若已毕业），以及成绩单、获奖证书等与岗位相关的材料，确认毕业生是否为“应届毕业生”身份（非应届生无法签订三方协议），以及是否存在与其他单位已签订协议或存在劳动纠纷的情况，避免“一签多协议”的法律风险。
就业协议书签订中的规范流程
签订环节是协议生效的关键，需确保双方意思表示真实、程序合法，细节处理不当可能引发后续争议。
填写规范
就业协议书通常为一式三份（毕业生、用人单位、学校各执一份），填写时需使用黑色签字笔或钢笔，字迹清晰、无涂改，关键信息填写需注意：
- 用人单位信息：名称需与营业执照一致，填写统一社会信用代码、注册地址、联系人及联系方式，避免使用简称或简称；
- 毕业生信息：姓名、身份证号、专业、学号、毕业时间需与身份证、学生证完全一致，档案接收单位及地址需明确（若企业可接收档案，需提供人力资源管理部门或人才市场的接收证明）；
- 岗位及待遇条款：岗位名称需具体（如“软件工程师”而非“技术人员”），工作地点需精确到城市或区县，薪酬福利部分需明确具体金额或计算方式（如“基本工资5000元/月，绩效奖金按季度考核发放，年终奖为2个月基本工资”），避免“面议”“按公司标准”等模糊表述；
- 服务期限与违约责任：约定服务期限需合理（如1-3年），违约金金额需符合《劳动合同法》规定（不得超过培训费用或给企业造成的损失），且需明确违约情形（如毕业生无正当理由不报到、企业不提供约定岗位等）。
双方签字盖章流程
填写完成后，需由毕业生本人签字并填写签订日期，企业由法定代表人或授权代表人签字（通常为hr负责人），并加盖企业公章（公章需为“行政章”或“合同专用章”，人力资源部门章无效），若企业为分公司，需确认总公司是否授权分公司独立签订协议，必要时需提供总公司授权书，签订时，hr需核对双方签字盖章的完整性，确保无遗漏，并向毕业生出具“协议签订回执”，注明协议份数及持有方。
学校盖章与协议生效
签订完成后，hr需将协议书交至毕业生所在学校就业指导中心，由学校审核并盖章，学校盖章后，协议书正式生效，三方（毕业生、企业、学校）均需履行协议约定，若企业需提前留存协议，可要求学校先盖章后返还企业一份，但需确保毕业生已知晓并同意。
签订后的风险防控与后续管理
协议签订后并非结束，需关注协议履行情况及潜在风险，确保顺利入职并建立劳动关系。
协议履行跟踪
hr需主动与毕业生保持联系，确认其毕业时间、报到证办理情况、档案及党团组织关系转递进度，提醒毕业生在规定时间内（通常为协议签订后3个月内）持报到证、毕业证、学位证等材料到企业报到，若毕业生因特殊情况无法按时报到，需书面说明原因并协商延期，避免因“未按时报到”构成违约。
违约处理机制
若一方违约，hr需收集相关证据（如毕业生书面放弃offer的邮件、录音等），依据协议约定追究违约责任，毕业生无正当理由不报到，企业可要求其支付违约金（需有明确约定且金额合理）；若企业未提供约定岗位或薪酬，毕业生可要求解除协议并索赔，处理违约时需注意态度中立，避免激化矛盾，必要时可通过学校或法律途径解决。
入职衔接与协议转换
毕业生报到后，企业需在1个月内与其签订劳动合同，明确双方权利义务，此时需注意：劳动合同中的岗位、薪酬、工作地点等标准不得低于就业协议的约定，否则以协议内容为准（因协议签订在先，劳动合同是对协议的进一步细化），若协议中约定了“见习期”，需明确见习期与试用期的区别（试用期最长不超过6个月，见习期主要针对应届毕业生，期限可为6个月至1年，且不得约定单独的试用期）。
协议书归档管理
就业协议书作为重要人事档案材料，需妥善保管，归档时需与劳动合同、入职登记表、学历学位证书复印件等材料一并整理，建立员工档案电子台账，记录协议签订时间、生效时间、履行情况等，便于后续查询或劳动争议处理。
相关问答FAQs
Q1：就业协议书和劳动合同有什么区别？不签就业协议直接签劳动合同是否可行？
A：就业协议书是三方协议（毕业生、用人单位、学校），用于明确毕业生就业意向，是办理报到证、档案转递的依据，法律性质为“预约合同”；劳动合同是双方协议（劳动者、用人单位），用于建立劳动关系，明确双方权利义务，法律性质为“本合同”，两者签订主体、法律依据、内容侧重点均不同，对于应届毕业生，企业通常需先签订就业协议书，便于学校办理就业手续；若毕业生已毕业（取得毕业证），则可直接签订劳动合同，无需再签就业协议书。
Q2：若企业招聘时承诺的薪酬与就业协议中约定的不一致，毕业生入职后如何维权？
A：若企业招聘时口头承诺的薪酬高于协议约定，且劳动者有证据证明（如招聘广告、录用通知书、聊天记录等），可主张协议约定无效，要求按承诺标准履行，根据《劳动合同法》规定，用人单位与劳动者约定的劳动报酬不得低于当地最低工资标准，且协议内容与实际履行不一致时，劳动者可选择要求企业补足差额或解除劳动合同并要求赔偿，建议毕业生在签订协议前，将口头承诺落实到书面条款,避免争议。
