与员工谈不续签劳动合同是一项需要高度谨慎、同理心和职业素养的管理工作，既要清晰传达决策结果，也要尽可能维护员工尊严、减少负面影响，同时规避法律风险，以下从准备阶段、沟通技巧、后续安排三个维度展开详细说明,并提供具体操作建议。
准备阶段：明确信息，预判风险
在正式沟通前，充分的准备是确保谈话顺利、合规的基础。
确认决策依据与法律合规性
首先需明确不续签的原因，并确保其符合《劳动合同法》规定，劳动合同到期终止时，除非员工存在“严重违反用人单位的规章制度”“严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害”等法定过错情形，否则用人单位需维持或提高劳动合同约定条件续订，员工不同意续订的，才无需支付经济补偿；若用人单位降低条件续订导致员工不同意续订，或用人单位主动提出不续签，需按员工工作年限（每满一年支付一个月工资的标准）支付经济补偿，需提前核查员工入职时间、合同约定薪资、过往绩效考核记录等，确认补偿金额计算无误，避免因法律认知偏差引发劳动争议。
整理员工信息与工作交接清单
梳理员工在职期间的工作职责、重点项目进展、未完成的任务以及关键对接人，制定详细的工作交接清单（可包含文档资料、客户资源、系统账号、待办事项等），确保谈话后能快速启动交接流程，减少对团队工作的影响，回顾员工的工作表现，避免在沟通中因信息偏差引发不必要的争执。
选择合适的谈话时机与地点
谈话时间应避开员工重大项目攻坚期、家庭重大变故期等敏感节点，建议选择合同到期前1-2周，给予员工心理缓冲时间，地点需选择私密、安静的空间（如独立会议室），避免在开放办公区或公共场合沟通，保护员工隐私，谈话时长控制在30-40分钟内，避免冗长导致情绪紧张。
准备沟通脚本与应对方案
提前设计谈话框架，包括开场白、原因说明、补偿方案、后续安排等核心内容，并预判员工可能的反应（如质疑、情绪激动、要求加薪等），准备应对话术，若员工质疑“为什么是我？”，需避免主观评价（如“你能力不足”），而是聚焦客观原因（如“岗位调整”“业务结构优化”等与个人能力无关的因素）。
沟通阶段：坦诚尊重，控制情绪
沟通是谈话的核心环节，需兼顾“事”的清晰与“人”的关怀，遵循“先事实、再感受、后方案”的逻辑。
开场：直入主题，避免铺垫过长
开场需简洁明了，直接说明谈话目的，避免含糊其辞引发员工猜测。“今天请你过来，是想和你沟通一下劳动合同到期后的安排，经过公司综合评估，你的劳动合同将在[具体日期]到期，公司决定不再与你续签。”
说明原因：聚焦客观，避免主观评判
原因说明需基于事实，且与员工个人能力无关，重点强调“公司/岗位需求变化”而非“员工表现问题”。
- 若因业务调整：“公司近期战略方向调整，你所在的岗位将取消，未来不再需要该职能人员。”
- 若因组织优化：“团队正在进行架构重组，部分岗位合并，导致编制缩减。”
避免使用“你最近业绩下滑”“你和团队配合不够”等主观表述，防止员工产生被针对的误解，若员工追问细节，可适当补充客观信息（如“近半年岗位需求量下降30%”），但无需过度解释。
传达补偿方案：清晰透明，提供书面材料
主动说明经济补偿的计算方式（N=工作年限）、发放时间（通常为离职当月工资中一并发放或约定时间发放），并展示书面《劳动合同终止协议》，明确补偿金额、社保公积金停缴时间、离职证明开具流程等关键信息，可参考以下表格说明：
| 补偿项目 | 计算标准 | 发放时间 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 经济补偿 | 工作年限×月工资（前12个月平均工资） | 离职手续办理完毕后3个工作日内 | 含当月未发工资 |
| 未休年假补偿 | 日工资×未休天数×200% | 同经济补偿发放时间 | 若员工在职期间未休年假 |
| 月度绩效奖金 | 按实际出勤比例/考核结果发放 | 当月工资发放日 | 需明确考核规则 |
告知员工“公司已按法律规定足额计算补偿，如有疑问可随时向HR核实”，增强信任感。
倾听与回应：接纳情绪，避免争执
员工可能会表现出失望、愤怒或委屈，此时需保持冷静，先接纳情绪而非反驳。“我理解这个消息可能让你感到意外/难过，换作是我也会有 similar 的感受。” 若员工提出质疑，耐心倾听后，用事实回应（如“关于岗位取消的原因，这是公司战略会议的决议记录，你可以参考”），避免陷入“谁对谁错”的争论，若员工情绪激动，可暂停谈话，提议“我们先喝杯水，冷静10分钟再聊”，待情绪平复后继续。
后续安排：明确流程，提供支持
告知员工工作交接的具体要求（如“请于离职前3个工作日内完成交接，对接人[姓名]会协助你”）、离职证明的开具时间（“手续办完后1个工作日内通过邮件发送”），并主动提供支持：
- 职业发展建议：“根据你过往的项目经验，我觉得你很适合[某类岗位]，我可以帮你内推/推荐招聘网站。”
- 背景调查配合：“未来若新单位需要背景调查，我们会如实提供你在职期间的工作表现，无需担心。”
- 社保公积金转移：“HR会协助你办理社保公积金停缴手续，转移指南稍后发给你。”
后续阶段：闭环管理，减少影响
谈话结束后，需及时推进后续工作，确保流程闭环，同时维护团队稳定。
书面确认与流程落地
让员工签署《劳动合同终止协议》，明确双方对补偿方案、离职日期等无异议，并同步HR部门启动社保停缴、工资核算、离职证明开具等流程，确保所有书面材料（协议、交接清单）存档备查，避免后续纠纷。
团队沟通与信息同步
在员工离职后，及时向团队简要说明情况（如“因XX岗位取消，[员工姓名]将于X月X日离职，感谢他/她过去的贡献，后续工作由[姓名]接手”），避免团队猜测影响士气，强调“不续签是公司客观调整，与个人能力无关”，保护离职员工的声誉。
员工关怀与关系维护
若员工有需要，可提供职业咨询、招聘信息等支持；节日发送祝福，保持适度联系，体现公司的人文关怀，优秀的离职员工可能成为未来的合作伙伴或客户，维护好关系对长期发展有益。
相关问答FAQs
Q1：员工在谈话中要求加薪以换取续签，是否应该答应？
A：不建议轻易答应加薪，若因员工要求加薪而临时调整续签决策，可能导致以下问题：一是打破公司薪酬体系的公平性，引发其他员工效仿；二是若员工续签后工作态度未改善，反而增加管理成本；三是可能被认定为“违法终止劳动合同”（若原计划不续签是违法的），正确的做法是：感谢员工的坦诚，重申“公司已基于业务需求做出不续签决策，加薪不在本次考虑范围内”，并强调“公司会依法足额支付补偿，支持你寻找更合适的发展机会”，若员工坚持，可礼貌结束谈话，按原流程推进。
Q2：不续签谈话后，员工拒绝配合工作交接，怎么办？
A：与员工沟通交接的重要性，明确“配合交接是你的法定义务，若因未交接导致公司损失，公司有权追究责任”；将交接清单书面化，要求员工签字确认；若员工仍拒绝，可通过HR部门发送正式的《工作交接通知书》，明确交接内容、时间及逾期后果；若因员工未交接造成公司损失（如客户资源丢失、项目延误），可通过法律途径维权，但需保留好损失证据（如项目记录、邮件往来等），及时启动应急预案，安排其他员工接手核心工作,减少对业务的影响。
