制作每月的社保表是企业人力资源管理中一项基础且重要的工作，它关系到员工的切身利益和企业的合规运营，社保表的核心在于准确核算每位员工的社保缴费基数、缴费比例及应缴金额，确保数据无误、流程规范，以下将从准备工作、数据核算、表格制作、审核提交及注意事项五个方面,详细说明如何制作每月的社保表。
准备工作：明确政策与基础信息
在制作社保表前，需完成两项关键准备工作：一是熟悉最新社保政策，二是整理员工基础信息。
社保政策方面，需关注当地社保局发布的缴费基数上下限（通常以当地社会平均工资的60%-300%为基准）、缴费比例（如企业承担养老保险16%、医疗保险8%、失业保险0.7%等，个人承担比例不同，需以当地政策为准）及特殊规定（如户籍影响失业保险待遇、灵活就业人员参保差异等），政策可能每年调整，需通过当地社保官网、政务服务平台或社保局窗口获取最新文件。
员工基础信息方面，需整理完整的员工名单，包括姓名、身份证号、户籍类型、用工形式（全日制/非全日制）、入职日期、工资结构（基本工资、绩效、津贴等），以及上年度月平均工资（用于确定新社保年度的缴费基数），对于新入职员工，需确认其是否已在原单位参保，避免重复缴费；对于离职员工，需及时办理减员手续,确保其社保关系及时转移或停保。
数据核算：准确计算缴费基数与金额
社保表的核心数据是“缴费基数”和“应缴金额”，需分步精准计算。
确定缴费基数
缴费基数分为“企业缴费基数”和“个人缴费基数”，两者通常一致，但需根据员工工资与基数上下限对比确定：
- 若员工上年度月平均工资低于当地社保基数下限，按下限作为缴费基数；
- 若高于上限，按上限作为缴费基数；
- 若在上下限之间，按实际工资作为缴费基数。
某地2024年社保基数下限为4000元，上限为20000元，员工A上年度月平均工资为3500元，则其缴费基数为4000元；员工B工资为22000元，则基数为20000元；员工C工资为8000元，则基数为8000元。
计算应缴金额
根据缴费基数和当地规定的“企业缴费比例”“个人缴费比例”，分别计算企业和个人应承担的金额，以某地养老保险为例：企业缴费比例16%，个人比例8%，若员工缴费基数为8000元，则企业应缴8000×16%=1280元，个人应缴8000×8%=640元，同理，医疗保险（企业8%、个人2%）、失业保险（企业0.7%、个人0.3%）、工伤保险（企业比例浮动，个人不缴）、生育保险（企业比例浮动，个人不缴）均需按此方法计算。
需注意，不同城市的社保项目和比例可能存在差异（如部分地区将生育保险和医疗保险合并征收）,需严格按照当地政策执行。
表格制作：规范表格结构与数据录入
社保表需清晰呈现员工信息和缴费明细，可使用Excel制作，表头至少包含以下字段：
员工基本信息：序号、姓名、身份证号、户籍类型、用工形式、入职日期、上年度月平均工资；
缴费基数：社保缴费基数（与上年度月平均工资挂钩，需注明上下限）；
分险种缴费明细：养老保险（企业/个人）、医疗保险（企业/个人）、失业保险（企业/个人）、工伤保险（企业）、生育保险（企业）；
汇总金额：企业合计应缴、个人合计应缴、总缴费金额。
以下为简化表格模板（实际制作时可根据企业需求调整列）：
| 序号 | 姓名 | 身份证号 | 户籍类型 | 社保缴费基数 | 养老保险（企/个） | 医疗保险（企/个） | 失业保险（企/个） | 工伤保险（企） | 生育保险（企） | 企业合计 | 个人合计 | 总金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 张三 | .. | 城镇 | 8000 | 1280/640 | 640/160 | 56/24 | 80（浮动） | 80（浮动） | 2136 | 824 | 2960 |
| 2 | 李四 | .. | 农村 | 4000 | 640/320 | 320/80 | 28/12 | 40（浮动） | 40（浮动） | 1068 | 412 | 1480 |
制作时需注意：
- 数据录入后使用公式自动计算（如“企业合计=养老保险企业+医疗保险企业+失业保险企业+工伤保险企业+生育保险企业”），减少人工计算错误；
- 对特殊员工标注说明（如试用期员工、劳务派遣人员、外籍员工等，其社保缴纳可能存在差异）；
- 表格底部可添加汇总行，统计企业总缴费额、个人总缴费额及总金额,便于财务核对。
审核与提交：确保数据准确与流程合规
表格制作完成后，需经过“三级审核”确保无误：
- HR自审：检查员工基础信息（身份证号、姓名等）是否与档案一致，缴费基数是否符合上下限规定，分险种计算是否正确，特殊员工标注是否清晰；
- 财务复核：核对社保表中的“企业合计应缴金额”是否与财务账目中的社保预算匹配，避免漏缴或多缴；
- 员工确认：将社保明细表发给员工核对，重点确认个人缴费部分（如养老保险、医疗保险个人缴存额）是否与工资条一致，员工反馈问题需及时修正。
审核通过后，通过以下方式提交：
- 线上申报：登录当地社保局官网、政务服务网或第三方社保代缴平台，上传Excel表格或在线填写信息，提交后生成“社保缴费申报回执”；
- 线下办理：携带纸质社保表（加盖公章）和员工身份证复印件，前往社保局服务大厅窗口提交，获取回执。
提交后需在规定缴费时限内（通常为每月15日前）通过银行转账或在线支付完成缴费，并保存缴费凭证,作为企业账务和员工社保权益的证明。
注意事项：规避常见风险
- 及时更新政策：每年社保基数上下限调整后（通常7月），需重新核算所有员工的缴费基数，避免因基数错误导致缴费不足或超额；
- 处理新增/减员：新员工入职需在参保后30日内办理增员，员工离职需在离职后15日内办理减员，否则可能影响员工社保权益或企业征信；
- 保留纸质凭证：社保表、申报回执、缴费凭证等需至少保存2年，以备社保局稽查或员工查询；
- 关注特殊险种：如工伤保险需在员工入职后30日内单独申报，发生工伤后及时申请工伤认定，确保员工权益；
- 代扣代缴合规：个人缴费部分需从员工工资中代扣，并在工资条中明确列示,不得截留或挪用。
相关问答FAQs
Q1：员工入职当月社保是公司全额缴纳还是个人部分也扣除？
A：员工入职当月，公司需为其缴纳社保，个人部分也应从工资中代扣，根据《社会保险法》，劳动关系自用工之日起建立，社保缴费义务自建立劳动关系之日起产生，即使员工当月未满试用期，公司也需按规定缴纳社保，个人部分（如养老保险、医疗保险等）需从工资中扣除，若员工当月工资不足扣除，需与员工协商后续补扣或通过其他方式处理，但不能由公司承担个人缴费部分。
Q2：社保缴费基数申报后发现错误，如何修改？
A：若在社保缴费申报截止日期前发现错误，可直接通过线上系统（如社保官网）作废原申报表，重新提交正确的数据；若已过截止日期但未缴费，需携带单位公章、错误申报表及正确的纸质材料，前往社保局服务大厅申请修改；若已成功缴费，需填写《社保缴费基数修改申请表》，提供错误原因说明、员工工资证明等材料，经社保局审核通过后，多缴部分可抵扣下月缴费或申请退费，少缴部分需补缴，可能产生滞纳金（按日加收0.05%）。
