职位梳理是企业人力资源管理的基础性工作,通过系统梳理组织内各职位的信息，明确职位的职责、权限、任职要求及相互关系，为组织设计、人才招聘、薪酬管理、绩效评估等提供依据，以下是职位梳理的具体实施步骤和方法，确保梳理过程科学、全面且可落地。
明确职位梳理的目标与范围
职位梳理前需首先明确目标,例如是为了优化组织架构、完善薪酬体系、解决职责重叠，或是支持新业务拓展，目标不同，梳理的侧重点也会有所差异，需界定梳理范围，是针对全公司所有职位，还是特定部门、层级的职位，或是新增职位，若企业处于快速发展期，可能需重点梳理新增业务线上的职位；若存在部门职责不清的问题，则需对争议部门进行全面梳理。
收集职位信息
信息收集是职位梳理的核心环节,需通过多渠道获取全面、准确的数据，常用方法包括：
- 问卷调查法：设计结构化问卷，要求在职员工填写职位名称、直接上级、下属人数、主要工作职责、日常工作流程、使用工具、考核指标等基本信息，问卷需覆盖职位的“输入-过程-输出”全链条，确保信息完整。
- 访谈法：针对关键岗位或高层职位，通过半结构化访谈深入了解职位的实际运作情况，访谈对象包括职位任职者、直接上级、关联部门同事等，重点关注职责边界、决策权限、协作难点等问卷难以覆盖的细节。
- 现场观察法：对操作性或流程性较强的职位（如生产岗、客服岗），通过实地观察记录员工的实际工作内容、频次、耗时及环境条件，补充书面信息的不足。
- 文件分析法：查阅公司现有组织架构图、岗位说明书、流程文件、绩效合同等资料，梳理现有职位设置的合理性，避免重复劳动。
分析职位信息并撰写职位说明书
收集到的信息需进行系统化整理与分析,形成标准化的职位说明书，职位说明书通常包含以下核心模块：
| 模块 | 示例 | |
|---|---|---|
| 职位基本信息 | 职位名称、所属部门、职位编号、汇报关系、职位类别（管理/专业/操作等） | 职位名称：市场专员；所属部门：市场营销部；汇报对象：市场经理 |
| 职位目标 | 简述职位存在的价值和核心使命 | “通过策划并执行营销活动，提升品牌知名度与产品销量，支持公司年度销售目标达成” |
| 主要职责 | 按重要性或流程顺序列出核心工作职责，建议使用“动词+宾语+结果”的描述方式 | 策划线上线下营销活动，确保活动参与人数不低于目标值的90%；2. 维护社交媒体账号，每周发布原创内容不少于3篇 |
| 任职资格 | 学历、专业、工作经验、技能要求（硬技能/软技能）、证书等 | 学历：本科及以上，市场营销相关专业；经验：1年以上相关岗位经验；技能：熟练使用PS、Excel，具备活动策划能力 |
| 工作权限 | 职位拥有的决策权、资源调配权、审批权等 | 拥有5000元以下活动预算的审批权；可协调跨部门资源支持活动执行 |
| 工作关系 | 内部协作部门（如销售部、产品部）、外部协作方（如供应商、媒体） | 内部：与产品部对接活动素材，与销售部同步活动进展；外部：合作媒体广告投放对接 |
| 考核指标 | 关键绩效指标（KPI）或目标管理指标（MBO） | 活动ROI不低于1:5；社交媒体粉丝月增长量≥5%；客户满意度评分≥85分 |
撰写时需注意职责描述的准确性与层次性,避免使用“负责”“参与”等模糊词汇，尽量量化工作成果；任职资格需区分“必要条件”与“加分项”，避免设置过高门槛。
审核与优化职位说明书
职位说明书初稿完成后,需经过多轮审核与修订：
- 任职者自审：由职位在职员工核对职责、权限等信息是否与实际工作一致，补充遗漏内容。
- 上级审核：直接上级从部门目标出发，审核职责的完整性、与其他职位的协作关系，避免职责重叠或空白。
- 跨部门评审：关联部门负责人共同审核职责边界，确保协作流程顺畅，例如研发岗与产品岗在需求对接上的职责划分。
- 高管审批：由公司管理层从战略层面审核职位设置的合理性，确保职位体系支撑组织目标实现。
应用与动态更新
职位梳理不是一次性工作,需根据企业战略调整、业务变化或组织优化定期更新，建议建立职位说明书数据库，由HR部门牵头，每年或每半年组织一次全面复核，在部门架构调整、职位新增/撤销时及时更新，确保职位信息的时效性。
相关问答FAQs
Q1：职位梳理与岗位分析的区别是什么？
A：职位梳理更侧重于从组织整体视角梳理职位设置、职责关系及架构合理性，目的是优化组织配置；岗位分析则聚焦于单个职位的具体工作内容、任职要求等，常用于招聘或薪酬设计，两者相互关联：岗位分析是职位梳理的基础，职位梳理是岗位分析的延伸与应用。
Q2：如何确保职位梳理过程中员工的参与度？
A：可通过以下方式提升员工参与度：① 在梳理前向全员说明目的与意义，消除员工对“裁员”或“增负”的误解；② 采用问卷与访谈结合的方式，让员工主动提供信息；③ 邀请员工代表参与职位说明书初稿的讨论与修订；④ 梳理结果公示并设置反馈渠道，对合理建议及时采纳，增强员工的认同感与参与感。
