企业hr在日常工作中,劳动合同签订是人力资源管理的基础环节，也是法律风险防控的核心内容，漏签劳动合同不仅可能面临双倍工资赔偿、行政处罚等法律风险，还可能影响员工关系的稳定性和企业管理的规范性，hr需从制度设计、流程管控、风险预警等多维度构建防范体系，确保劳动合同签订的全面性与合规性，以下从具体操作层面详细阐述企业hr如何避免漏签劳动合同的问题。
建立标准化劳动合同签订流程，明确责任分工
漏签劳动合同往往源于流程混乱或责任不清,因此需通过标准化流程将签订责任落实到具体岗位和环节，应制定《劳动合同签订管理规范》，明确劳动合同签订的触发条件（如员工入职当日）、责任部门（人力资源部为牵头部门，用人部门配合）、办理时限（入职7日内完成签订）及逾期处理机制，建立“入职-签订-归档”闭环流程，将劳动合同签订纳入员工入职必备环节，未签订劳动合同的不得办理入职手续或发放工资，从源头杜绝漏签。
具体流程可细化为：员工offer确认后，人力资源部提前准备劳动合同文本（根据岗位性质区分固定期限、无固定期限或以完成一定任务为期限的合同），并在入职当日向员工说明合同内容；员工阅读无异议后，双方签字盖章，人力资源部在2个工作日内将合同文本收回并扫描存档，原件按员工编号分类存放；用人部门需配合确认员工是否按时签订，并在员工试用期内定期跟踪合同履行情况，通过流程节点化，确保每个环节都有明确的责任人和时间节点，避免因职责交叉或遗漏导致未签合同。
完善入职资料管理，强化合同签订前置审核
员工入职资料是劳动合同签订的重要依据,hr需通过资料管理提前识别漏签风险，在员工入职时，应要求其提交身份证明、学历学位证明、离职证明（或无在职证明）等材料，同时签订《劳动合同签订确认书》，明确告知员工签订劳动合同的法律意义及不签订的后果，并由员工签字确认，此举既可作为员工知晓合同签订义务的证据，也能提醒hr及时跟进签订进度。
可建立《劳动合同签订台账》，以表格形式实时记录签订情况，台账应包含员工姓名、工号、入职日期、合同签订日期、合同类型、合同期限、是否存档、备注等信息（如下表所示），台账需由人力资源部专人维护，每周更新一次，对未按时签订的员工标注“待签订”状态，并跟踪原因（如员工外出、合同文本争议等），确保每名员工的签订状态可追溯。
| 员工姓名 | 工号 | 入职日期 | 合同签订日期 | 合同类型 | 合同期限 | 是否存档 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 张三 | RM001 | 2023-09-01 | 2023-09-05 | 固定期限 | 3年 | 是 | 无 |
| 李四 | RM002 | 2023-09-10 | 未签订 | 无固定期限 | 否 | 员工出差中 |
加强员工入职引导与沟通，提升合同签订主动性
部分漏签劳动合同源于员工对合同内容的误解或抵触,hr需通过入职引导消除员工顾虑，在新员工入职培训中，应设置“劳动合同管理”专项课程，讲解合同中的核心条款（如试用期、工资标准、工作内容、保密义务、解除条件等），说明企业遵守劳动法律法规的承诺，以及合同对双方权益的保障作用，可发放《员工劳动合同手册》，将合同文本、相关法律法规及企业制度汇编成册，方便员工随时查阅。
针对异地入职或远程办公员工,可采用“线上签订+线下补签”模式：通过电子签名平台（如e签宝、法大大）完成合同签订，确保及时性；员工到岗后，再补签纸质合同并归档，对于因个人原因拒绝签订合同的员工，hr需进行沟通协商，明确告知根据《劳动合同法》规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资；超过一年未订立的，视为已订立无固定期限劳动合同，若员工仍拒绝签订，企业可依法终止劳动关系，但需保留沟通记录、拒绝签订书面说明等证据，避免法律风险。
建立合同签订风险预警机制，实现动态监控
为及时发现漏签风险,hr需构建动态预警机制，可借助人力资源管理系统（hrm）设置合同签订提醒功能：在员工入职前3天、入职当日、入职后第7天等关键节点，系统自动发送提醒通知至hr专员及用人部门负责人；对于临近签订截止日期仍未完成的，系统升级为红色预警，推送至人力资源部负责人邮箱，督促优先处理，实行月度核查制度：每月末，人力资源部对照劳动合同签订台账与员工花名册、工资发放表进行交叉核对，确保所有在职员工均已签订合同，对发现的漏签情况，分析原因（如hr疏忽、员工离职未及时交接等），并在3个工作日内完成补签。
针对劳务派遣、实习生、非全日制用工等特殊用工形式，需单独建立合同台账，明确不同用工形式的合同签订要求（如劳务派遣协议需与派遣单位签订，实习生需签订实习协议），避免因用工形式复杂导致漏签。
加强人力资源团队专业培训，提升风险防控能力
hr团队的专业能力是避免漏签劳动合同的关键,企业应定期组织hr参加劳动法律法规培训，重点学习《劳动合同法》《劳动合同法实施条例》中关于合同签订、试用期、无固定期限合同等内容，邀请律师或外部专家结合典型案例讲解漏签劳动合同的法律后果及防范措施，建立hr绩效考核机制，将劳动合同签订率、合同台账准确性、风险预警处理及时性等指标纳入考核，对因工作失误导致漏签的hr进行问责，强化责任意识。
hr需关注地方劳动政策差异,例如部分省市对“用工之日”的认定、双倍工资的计算基数等有特殊规定，需结合企业实际情况调整合同签订流程，确保合规性。
规范合同文本管理与归档，确保法律效力
劳动合同文本的规范管理与归档是防范漏签风险的最后一道防线,hr需使用劳动行政部门推荐的制式合同文本，或根据企业需求定制合同文本，但不得违反法律法规的强制性规定，合同内容应明确双方权利义务，避免“霸王条款”，关键条款如工资标准、工作地点、违约责任等需经员工确认签字。
合同签订后,hr应在30日内将合同文本分发给员工（至少一份），并保留员工签收记录；将合同原件按员工入职时间顺序编号归档，存放于专用档案柜，配备防火、防潮设施；电子版合同需备份至企业服务器或云端存储，设置访问权限，防止信息泄露或丢失，对于员工离职的，合同归档材料需保存至员工离职后至少2年，以备劳动争议处理时查阅。
相关问答FAQs
Q1: 员工入职后因个人原因拖延签订劳动合同，hr应如何处理？
A: 若员工因个人原因拖延签订劳动合同，hr应首先进行沟通，明确告知签订劳动合同是法定义务，说明不签订可能面临的法律风险（如无法享受社保、工伤赔偿等，且企业有权终止劳动关系），若员工仍拒绝签订，hr需要求其提交书面说明（注明“本人自愿放弃签订劳动合同”），并保留沟通记录（如微信聊天记录、邮件等），企业可依据《劳动合同法实施条例》第五条规定，书面通知员工终止劳动关系，无需支付经济补偿，但需确保已支付其实际工作时间的劳动报酬。
Q2: 如何判断企业是否存在“漏签劳动合同”的风险？需要定期自查哪些内容？
A: 判断是否存在漏签风险可通过以下方式自查：一是核对员工花名册与劳动合同签订台账，确保所有在职员工（包括试用期员工）均对应有合同记录；二是检查工资发放表，确认用工之日起是否已满1个月，若满1个月未签订合同且未支付双倍工资，则存在风险；三是核查特殊用工形式（如劳务派遣、实习生）是否签订了相应协议，定期自查建议每月进行一次，重点检查新入职员工合同签订情况、离职员工合同是否归档、合同台账与系统数据是否一致等，发现问题及时整改，避免法律风险累积。
