举行离职员工欢送会是对其过往贡献的肯定,也是企业人文关怀的体现，既能让离职员工感受到温暖，也能增强在职员工的归属感，以下是详细的活动策划与执行指南，涵盖筹备、实施、后续等全流程，确保欢送会 meaningful 且高效。
前期筹备：明确目标与细节
欢送会的核心是“真诚”，需提前规划，避免流于形式，筹备阶段需明确以下关键点：
确定欢送会目标与形式
- 目标：是侧重表达感谢（如老员工退休）、肯定成长（如晋升离职），还是保持关系（如跳槽同行）？目标不同，氛围与内容侧重不同。
- 形式：根据离职员工特点选择，
- 小型茶话会：适合1-2人离职，轻松交流，可安排在会议室或茶水间，时长30-60分钟。
- 部门聚餐：适合团队核心成员离职，可选择餐厅包间，结合餐饮互动，时长1.5-2小时。
- 大型欢送仪式：适合管理层或服务年限长的员工，可邀请公司高层参与，在会议室或活动室举办，包含致辞、回顾视频等环节，时长1-2小时。
细化时间、地点与参会人员
- 时间：提前3-5天与离职员工确认，避免与其离职手续办理时间冲突，建议选在其最后工作日的下午或下班后，时长控制在1-2小时内，避免过长。
- 地点：根据形式选择，小型会议可选空闲会议室，聚餐需提前预订餐厅（考虑其口味、交通便利性），大型仪式可布置场地（如摆放鲜花、离职员工照片墙）。
- 参会人员：以直属领导、部门同事为主，若离职员工跨部门合作较多，可邀请相关同事；高层离职则需邀请公司高管，提前统计人数，预订场地或准备物料。
制定流程与分工
清晰的流程能确保活动顺畅,建议分工到人，
| 环节 | 负责人 | 注意事项 | |
|---|---|---|---|
| 开场 | 主持人开场，介绍参会人员及欢送主题 | 行政/部门助理 | 语言简洁，营造温馨氛围 |
| 领导致辞 | 直属领导或公司高层肯定贡献，表达祝福 | 领导 | 提前沟通致辞重点，避免空泛 |
| 员工分享 | 离职员工分享工作感悟，同事自由发言 | 主持人 | 准备话筒、音响，引导大家积极发言 |
| 赠送礼物 | 公司代表赠送纪念品（如定制相册、奖杯、礼品卡） | 行政/HR | 礼物需贴合离职员工需求，体现心意 |
| 合影留念 | 集体合影或单独拍摄 | 行政/同事 | 提前准备相机，安排拍照角度 |
| 主持人总结，宣布欢送会结束 | 主持人 | 提醒大家有序离场，避免冷场 |
准备物料与纪念品
- 基础物料：签到表、笔、横幅（如“感谢XX，一路同行”）、鲜花、气球、音响设备、投影仪（播放回顾视频）。
- 纪念品：需体现“专属感”，
- 定制类：刻有名字、入职日期、感谢语的钢笔、水杯、相册（附团队合影、工作瞬间照片）。
- 实用类：购物卡、体检卡、书籍（如与离职员工行业相关）。
- 情感类：团队签名纪念册、视频祝福（提前收集同事、领导的祝福视频剪辑）。
活动实施：聚焦情感与互动
现场执行需注重细节,让离职员工感受到“被重视”：
环境布置营造氛围
- 会场入口处设置欢迎海报,摆放离职员工的工作照片（如从入职到现在的成长对比）。
- 桌面摆放姓名牌、小礼物、矿泉水，背景音乐选择轻柔的纯音乐或离职员工喜欢的歌曲。
- 若为聚餐,提前预订包间，布置简单装饰（如气球、鲜花），避免过于奢华。
主持与发言环节把控
- 主持人需提前熟悉流程,开场时简要说明欢送会目的，引导大家用掌声欢迎离职员工。
- 领导致辞避免“官话套话”，可结合具体事例（如“记得XX在XX项目中加班加点，最终攻克难题”），让感谢更真实。
- 同事发言鼓励自由发挥,避免长篇大论，可引导大家分享与离职员工的难忘瞬间或祝福，必要时HR可提前与内向同事沟通，避免冷场。
互动与惊喜环节设计
- 回顾视频：收集离职员工的工作照片、项目成果、团队活动视频，剪辑成3-5分钟短片，现场播放，唤起共同回忆。
- “时光胶囊”：让每位同事写下对离职员工的祝福或未来期待，封存后交给对方，约定5年后开启。
- 匿名祝福墙：准备便利贴，让同事写下祝福贴在墙上，离职员工可逐一阅读，感受团队温度。
礼物赠送与合影
- 赠送礼物时,由领导或代表简短说明礼物含义（如“这个相册记录了你和团队的每一个重要时刻”），增强仪式感。
- 合影前安排好站位,可拍摄集体照、部门小组合照、与领导单独合影，照片及时打印或电子版发送给离职员工。
后续跟进：延续温暖与关系
欢送会不是终点,后续行动能让离职员工感受到“人情味”：
- 感谢与反馈：会后24小时内，HR或直属领导可发送感谢信息，询问对欢送会的感受，同时邀请其加入公司校友群，保持联系。
- 资料整理：将欢送会照片、视频整理成电子相册，发给离职员工及相关部门，作为共同回忆。
- 长期关怀：在离职员工生日、节日时发送祝福，若其所在行业有公司动态，可适当分享，体现“即使离开，仍是家人”的理念。
相关问答FAQs
Q1：如果离职员工是“负面离职”（如对公司不满），还需要举办欢送会吗？
A：即使离职员工对公司有不满，仍建议举办简单、得体的欢送会，原因在于：①体现企业胸怀，避免矛盾公开化；②维护团队氛围，防止负面情绪蔓延；③遵守职业礼仪，好聚好散对双方形象均有益，此时需注意：控制参会范围（仅直属领导和必要同事），避免过度热情引发反感，致辞以“感谢过往付出，祝未来顺利”为主，不提及敏感话题，重点保持礼貌与尊重。
Q2：欢送会预算有限，如何用低成本营造温馨效果？
A：预算有限时，可从“心意”而非“价格”入手：①纪念品选择定制类小物件（如刻字笔记本、团队签名的明信片），成本可控且专属感强；②场地优先选择公司内部会议室或茶水间，节省场地费；③环节简化，以“分享+祝福”为核心，避免铺张；④利用现有资源，如让同事亲手制作祝福卡片、收集旧照片制作电子相册，情感价值远高于物质成本，核心是让离职员工感受到“被记住”，而非花费多少。
