入职手续办理
入职手续是新员工从候选人转变为正式员工的必经流程，旨在明确双方权利义务、建立员工档案、融入企业文化,并为后续人力资源管理提供基础数据支持。
（一）入职前准备
- 发出录用通知：在确认候选人通过所有面试环节且背景调查合格后，HR应书面发出录用通知，明确岗位、薪资、入职时间、需携带材料等关键信息,确保候选人清晰知晓入职细节。
- 背景调查与材料审核：在候选人入职前，HR需完成对其学历、工作经历、职业资格等背景信息的核实，确保信息的真实性，提前告知候选人需提交的材料清单，包括身份证、学历学位证书、离职证明、体检报告、一寸照片、银行卡等,并提醒原件备查。
- 入职准备：HR需协调相关部门为新员工准备工位、办公设备（电脑、电话、文具等）、工牌、邮箱、企业微信/钉钉等账号，并通知IT部门开通系统权限，准备好劳动合同、员工手册、保密协议等文件,确保入职当天即可办理。
（二）入职当天办理
- 材料收集与核验：新员工报到时，HR需逐一核对其提交的材料原件与复印件，确保材料齐全、真实无误，重点检查离职证明，避免存在劳动纠纷风险；收集体检报告,确认其身体状况符合岗位要求。
- 入职信息登记：指导新员工填写《员工信息登记表》，包含个人基本信息、紧急联系人、教育背景、工作经历等，确保信息准确完整,为建立员工档案奠定基础。
- 劳动合同签订：向新员工解释劳动合同条款，明确双方的权利义务，确保员工理解后签订劳动合同，根据岗位需求签订《保密协议》《竞业限制协议》等附属文件，一式两份,双方各执一份。
- 入职引导：带领新员工熟悉办公环境，介绍团队成员、部门负责人及公司主要职能部门；讲解公司文化、规章制度（考勤、加班、报销等）、安全注意事项等；发放工牌、办公用品,指导其使用办公设备和内部沟通工具。
- 社保与公积金办理：在新员工入职后30日内，HR需及时为其办理社保（养老、医疗、失业、工伤、生育保险）和公积金的增员手续，确保员工权益不受影响，告知员工社保卡、公积金卡的办理流程及使用方法。
- 入职培训：组织新员工参加公司入职培训，内容包括公司发展历程、组织架构、业务范围、企业文化、职业素养等,帮助新员工快速融入企业。
（三）入职后跟进
- 档案建立：将新员工的入职材料、劳动合同、登记表等资料整理归档，建立电子和纸质档案,确保档案管理规范。
- 试用期跟踪：在新员工试用期内，HR应定期与员工及其部门负责人沟通，了解其工作适应情况，及时解决问题,评估是否符合转正标准。
- 反馈与优化：收集新员工对入职流程的反馈，持续优化入职体验,提升新员工对企业的认同感。
离职手续办理
离职手续是员工与企业解除或终止劳动关系的最终环节，需确保流程合规、交接清晰、结算准确，避免劳动纠纷,维护双方合法权益。
（一）离职申请与审批
- 离职申请：员工需提前30日（试用期内提前3日）以书面形式提交《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期,经部门负责人签字确认后提交HR部门。
- 离职审批：HR根据公司制度审批离职申请，确认离职日期是否符合规定，对于关键岗位或核心员工，可组织与员工进行离职面谈，了解离职真实原因，听取其对公司的意见和建议,以便改进管理。
（二）工作交接
- 交接清单制定：部门负责人或指定交接人协助离职员工制定《工作交接清单》，明确交接内容（工作资料、客户资源、项目进度、资产设备等）、交接人和接收人。
- 交接执行：离职员工需按照交接清单逐项办理交接，确保工作连续性，接收人核对无误后签字确认，部门负责人监督交接过程,确保交接完整。
（三）离职结算
- 薪资结算：HR根据员工实际出勤天数、绩效情况、未休年假等，计算其应发工资、未报销费用、经济补偿金（如适用），并在离职当日或约定日期结清,提供工资条。
- 社保与公积金减员：在员工离职后15日内，HR需办理社保和公积金的减员手续，确保停保及时,避免员工个人权益受损。
- 其他费用结算：结算员工借款、赔偿款（如存在资产损坏、违约等情况）等,多退少补。
（四）物品归还与权限注销
- 物品归还：离职员工需归还公司资产，包括电脑、手机、工牌、钥匙、文件资料等,HR核对无误后签字确认。
- 权限注销：IT部门注销员工的邮箱、系统账号、门禁权限等,确保信息安全。
（五）离职证明开具
HR应在员工办理完所有离职手续后，为其开具《离职证明》，注明劳动合同期限、工作岗位、离职日期等信息，并加盖公司公章,避免影响员工下一份工作的入职。
（六）档案与关系转移
- 档案保存：将离职员工的档案材料（劳动合同、离职申请、交接清单等）整理归档,按规定保存。
- 关系转移：为员工办理社保、公积金关系转移手续，或提供相关证明材料,协助员工顺利办理后续转移。
（七）离职反馈与总结
HR可对离职员工进行跟踪回访，了解其离职后的职业发展情况，同时汇总分析离职数据,为公司人力资源管理优化提供参考。
入职离职手续流程对比表
| 环节 | 入职手续流程 | 离职手续流程 |
|---|---|---|
| 前期准备 | 发出录用通知、背景调查、准备材料与工位 | 接收离职申请、审批离职日期、准备交接清单 |
| 核心办理 | 材料核验、信息登记、签订合同、入职引导 | 工作交接、薪资结算、物品归还、权限注销 |
| 后续跟进 | 社保公积金办理、档案建立、试用期跟踪 | 开具离职证明、社保减员、档案保存、关系转移 |
| 关键目标 | 明确权利义务、融入企业、建立档案 | 确保交接清晰、结算准确、规避风险 |
相关问答FAQs
问题1：入职时员工无法提供离职证明，HR应如何处理？
解答：员工无法提供离职证明可能存在法律风险，若其前单位未开具离职证明，HR可要求员工出具书面说明，承诺与前单位已解除劳动关系，并由此引发的法律纠纷由员工自行承担，HR可通过背景调查核实员工离职情况，或要求员工提供与前单位解除劳动关系的证明材料（如离职协议、仲裁裁决书等），若风险较高，建议暂缓录用,避免因双重劳动关系给企业带来用工风险。
问题2：员工提出离职后，因工作交接不完整导致公司损失，HR应如何追责？
解答：若员工因未完成工作交接导致公司损失，公司有权依据《劳动合同法》和公司规章制度要求员工承担赔偿责任，HR应首先协助部门固定损失证据（如交接清单、工作记录、损失评估报告等），然后与员工协商赔偿事宜；若协商不成，可通过劳动仲裁或诉讼途径解决，需要注意的是，赔偿金额需与实际损失直接相关，且不得超过员工当月工资的20%,且扣除后剩余工资不得低于当地最低工资标准。
