辞职信作为员工与公司正式解除劳动关系的书面凭证，其递交方式直接影响流程的顺畅性和职业形象的维护，以下是关于辞职信如何规范递交HR的详细步骤、注意事项及操作细节,帮助员工顺利完成离职手续。
辞职信的准备工作：内容规范与格式要求
在递交前，需确保辞职信内容完整、表述清晰，辞职信应包含核心要素：明确离职意愿、离职日期、工作交接承诺、感谢语及署名日期。
尊敬的[HR姓名/人力资源部]：
您好！
本人[姓名]，系[部门]岗位员工，因个人职业发展规划，现向公司提出辞职申请，根据劳动合同约定，我将于[具体日期，通常需提前30天，试用期提前3天]正式离职，在此期间，我将全力配合完成工作交接，确保团队工作平稳过渡。
感谢公司在我任职期间给予的培养与支持，这段经历让我收获良多。
此致
敬礼！
申请人：[姓名]
日期：[年/月/日]
格式建议：使用A4纸打印，标题居中写“辞职信”，正文段落分明，字体统一（如宋体小四），避免涂改或使用修正液，若手写，需字迹工整、易于辨认。
递交前的关键沟通：避免“突然袭击”
直接递交书面辞职信前，建议先与直属上级或HR进行口头沟通，这是职业素养的重要体现，沟通时需说明离职原因（可简要提及，避免负面评价），确认离职日期及后续流程，避免因信息不对称导致工作被动。“领导您好，经过慎重考虑，我计划因个人原因提出辞职，预计最后工作日期为X月X日，后续会配合完成交接。”口头沟通能体现尊重,也为书面递交奠定良好基础。
书面递交的具体方式：选择最稳妥的渠道
根据公司规模和管理规范，书面辞职信可通过以下方式递交，优先选择可留存凭证的方式：
当面递交（推荐首选）
- 操作步骤：提前与HR或直属上级预约时间，携带打印好的辞职信（一式两份，公司留存一份，自己保留一份），当面提交并说明来意。
- 注意事项：递交时观察对方接收态度，可简要确认后续流程（如交接安排、薪资结算等），提交后，请HR在个人留存的一份辞职信上签字或盖章，注明“已接收”及日期，作为凭证；若公司无此习惯，可自行拍照或录像留存（注意隐私，避免冲突）。
邮件递交（适用于异地或远程办公）
- 操作步骤：将辞职信扫描为PDF格式（避免内容篡改），邮件主题注明“辞职申请-姓名-部门”，正文简要说明“附件为书面辞职信，正式提出离职申请”，并抄送给直属上级及HR邮箱。
- 注意事项：
- 确认公司HR指定的官方邮箱，避免发送至个人邮箱导致流程延误；
- 邮件发送后，务必在通讯工具（如企业微信、钉钉）中同步提醒HR查收，并保留“已发送”及“已读”回执截图；
- 后续需补交纸质版时，及时与HR沟通，确保书面材料归档。
邮寄递交（适用于无法当面提交的情况）
- 操作步骤：使用EMS或顺丰等可追踪的快递服务，将纸质辞职信邮寄至公司HR部门地址，快递单备注“员工[姓名]辞职信”。
- 注意事项：
- 提前通过电话或邮件确认HR部门准确地址及收件人；
- 寄出后保留快递底单及物流追踪信息，确保HR签收；
- 签收后及时联系HR确认收件情况，并询问是否需要补交材料。
内部系统提交（适用于有数字化办公系统的公司）
部分企业通过OA系统、内部审批平台等处理离职申请，此时需按系统要求上传辞职信扫描件，并提交审批流程，注意保留系统审批截图,确保流程可追溯。
递交后的跟进：确保流程闭环
书面辞职信递交后，需主动跟进进度，避免因疏忽导致离职手续拖延：
- 确认接收：1-2个工作日内与HR确认材料是否收到、流程是否启动；
- 沟通交接：与直属上级对接工作交接清单，明确任务、资料及权限移交细节；
- 留存记录：无论通过何种方式递交，均需保留个人凭证（如签字版辞职信、邮件截图、快递底单等）,以备后续劳动争议时使用。
特殊情况处理：避免法律风险
- 试用期离职：需提前3天提交书面辞职信，流程可适当简化，但仍建议保留凭证；
- 公司未接收或拖延：若HR拒收或以各种理由拖延，可通过邮件再次发送正式辞职信，并注明“此前已通过XX方式提交，现再次书面确认”，必要时向劳动监察部门咨询；
- 竞业限制或保密协议：若涉及相关条款，需在辞职信中明确知晓并承诺遵守,避免后续纠纷。
相关问答FAQs
问题1：辞职信必须手写吗？打印后签字有效吗？
解答：辞职信不强制要求手写，打印后亲笔签字同样具有法律效力，根据《劳动合同法》，书面辞职形式包括打印件、扫描件等，核心是体现员工真实离职意愿并留存凭证，建议打印后手写签名，注明日期，确保内容清晰、无涂改，避免争议。
问题2：辞职信递交后，公司不批准怎么办？
解答：辞职权是员工法定权利，无需公司“批准”，根据《劳动合同法》第37条，员工提前30天（试用期3天）书面通知用人单位，即可解除劳动合同，公司无权拒绝，若公司以“不批准”为由拒绝办理离职手续，员工可继续到岗工作30天后离职，或向劳动监察部门投诉、申请劳动仲裁，要求公司配合办理离职及转移档案、社保等手续。
