证明员工旷工三天是一个需要严谨、规范且符合法律程序的过程，企业人力资源部门在处理此类问题时，必须确保事实清楚、证据充分、流程合规，以避免引发劳动争议或法律风险，以下是详细的操作步骤和要点说明，帮助企业准确、合法地完成旷工事实的认定与证明。
明确旷工的定义与制度依据
在证明员工旷工前，首先需明确“旷工”的界定标准，旷工通常指员工未履行正当请假手续，无故未到岗工作或擅自离岗的行为，企业需通过内部规章制度对旷工进行具体定义，“员工未按规定办理请假手续或请假未获批准，缺勤连续或累计达到[具体时长，如1个工作日]及以上，视为旷工。”该规章制度需通过民主程序制定（如经职工代表大会或全体职工讨论）并向员工公示，确保员工知晓，这是后续证明旷工行为合法性的基础，若制度未明确或未公示,企业对旷工的认定可能不被法律支持。
收集并固定旷工的证据材料
证明员工旷工的核心在于证据，企业需系统收集能够反映员工未出勤的客观材料，确保证据链完整、真实、有效,主要证据类型包括：
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考勤记录：这是最直接的证据，需体现员工具体的缺勤日期和时长,考勤记录可包括：
- 电子考勤数据：如指纹打卡记录、人脸识别记录、门禁系统进出记录、企业OA系统或考勤软件的打卡数据截图等,需显示员工未在规定时间打卡的日期。
- 纸质考勤表：由部门负责人或考勤员每日签字确认的考勤表，需明确标注员工缺勤情况。 示例：考勤记录表（部分） | 日期 | 员工工号 | 员工姓名 | 部门 | 上班打卡时间 | 下班打卡时间 | 出勤状态 | 备注 | |------------|----------|----------|--------|--------------|--------------|----------|--------------| | 2023-10-01 | A001 | 张三 | 销售部 | - | - | 旷工 | 未打卡且未请假 | | 2023-10-02 | A001 | 张三 | 销售部 | - | - | 旷工 | 未打卡且未请假 | | 2023-10-03 | A001 | 张三 | 销售部 | - | - | 旷工 | 未打卡且未请假 |
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请假记录：需核查员工是否在缺勤期间提交过请假申请及审批记录，若员工未提交请假申请，或提交的申请因不符合规定（如无病假条、事假理由不充分且未获批准）而被驳回，则该缺勤时间应视为旷工，请假记录需包括书面申请、邮件、企业内部审批系统截图等,并体现审批结果。
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工作沟通记录：员工旷工期间,企业与其进行沟通的记录可作为辅助证据，
- 微信、钉钉等聊天记录：企业HR或部门负责人在员工缺勤后通过即时通讯工具联系员工，询问未到岗原因的记录（需体现发送时间、内容、员工未回复或回复的“旷工”相关表述）。
- 通话记录与录音：电话沟通的通话详单、通话录音（需注意录音合法性，建议提前告知或在合理范围内进行）。
- 邮件往来：企业发送的返岗通知、缺勤情况询问邮件,以及员工的回复邮件。
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同事或部门负责人证言：部门负责人或同事可提供书面证言，证明员工在特定日期未到岗工作，且未履行请假手续，证言需由证人签字确认，并注明联系方式,必要时可作为证人出庭。
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其他辅助证据：如员工未到岗期间的工作任务分配记录（显示该岗位工作无人执行）、客户反馈（如因员工缺勤导致业务延误）、监控录像（若有覆盖员工办公区域或考勤区域的监控，可显示员工未出现）等。
规范处理流程并形成书面记录
在收集证据的基础上，企业需按照法定程序处理旷工事件，确保每一步均有书面记录,形成完整的证据链：
- 初步核实：考勤员或部门负责人发现员工缺勤后，应立即核实缺勤原因，检查是否有请假记录,并在1个工作日内向HR部门反馈。
- 发出返岗通知：若员工未请假且缺勤达到1天，HR部门应在缺勤次日通过电话、短信、微信或邮件等方式向员工发出《返岗通知书》，要求其说明缺勤原因并限期返岗。《返岗通知书》需明确写明缺勤日期、要求返岗的时间（如“收到本通知后24小时内”），并告知逾期不返岗的后果（如视为旷工），需保留员工已收到通知的证据（如签收记录、已读回执）。
- 发出《缺勤情况说明通知书》：若员工在规定期限内未返岗或未提供合理缺勤理由，HR部门应向员工发出《缺勤情况说明通知书》，要求其在3-5个工作日内提交书面说明，并告知逾期未提交的将按旷工处理，该通知书需通过可留存凭证的方式送达（如EMS邮寄并保留底单，或企业内部系统发送并截图）。
- 书面警告与记录：若员工缺勤达到3天，企业应向其发出《书面警告通知书》，明确指出其旷工行为违反了公司哪项规章制度，并告知再次旷工将可能面临的纪律处分（如解除劳动合同），通知书需由员工签收，若员工拒绝签收，可通过拍照、录像方式记录送达过程,或由两名以上见证人签字证明已送达。
- 制作《员工旷工事实确认书》：在综合所有证据后，企业应制作《员工旷工事实确认书》，列明员工基本信息、旷工的具体日期（连续3天）、旷工时长、违反的规章制度条款、已收集的证据清单（如考勤记录、通知记录等），并要求员工签字确认，若员工拒绝签字，可在文书上注明“员工拒绝签字”，并由两名以上HR人员或见证人签字证明,同时通过邮寄等方式送达员工。
法律合规性要点
在证明员工旷工过程中，企业需特别注意以下法律风险,确保程序合法：
- 制度合法性：企业规章制度内容需合法，不得违反法律法规的强制性规定（如旷工一天扣三天工资等条款无效）,且需经民主程序制定并公示。
- 证据合法性：收集证据时不得侵犯员工隐私，例如通过非法监控、窃听等方式获取的证据可能不被采纳，电子证据需确保未被篡改,可通过公证或第三方平台存证增强效力。
- 程序正当性：需保障员工的申辩权，在发出警告、处分前给予员工陈述和申辩的机会，若员工提出异议，企业应进一步核实,避免主观臆断。
- 送达有效性：所有书面通知均需确保有效送达员工本人，直接送达、邮寄送达（以签收为准）、留置送达或通过企业内部系统送达（员工已确认阅读）均为有效方式。
证明文件的标准格式示例
《员工旷工事实确认书》应包含以下要素：员工旷工事实确认书
- 员工信息：姓名、工号、部门、入职日期
- 旷工事实陈述：具体旷工日期（如2023年10月1日至10月3日，连续3天）、缺勤时长、未履行请假手续的情况
- 违反的规章制度条款：如《员工手册》第X章第X条“员工旷工管理规定”
- 证据清单：列明考勤记录、返岗通知书、缺勤情况说明通知书、沟通记录等证据名称及获取方式
- 员工申辩情况：如员工未申辩或申辩理由及企业核查结果
- 确认结果：确认员工旷工事实成立，并告知后续处理措施
- 签署栏：员工签字、HR签字、日期；员工拒绝签字时注明情况及见证人信息
相关问答FAQs
问题1：员工在旷工期间通过微信告知“身体不适，无法到岗”，但未提交病假条，这种情况是否算旷工？
解答：不一定，若员工在缺勤当日及时通过微信等方式向部门负责人或HR报备了“身体不适”的原因，并承诺后续补交病假条，企业应结合员工过往考勤记录、病情合理性等进行综合判断，若员工在返岗后3日内补交了正规医疗机构出具的病假条，且病假期限与缺勤时间一致，则可视为病假，不按旷工处理；若员工逾期未提交病假条或提交的病假条不符合规定（如无医生签字、日期不符），则缺勤时间仍可能被认定为旷工，企业需在规章制度中明确“员工因病缺需在X日内补交病假证明”,并保留沟通记录作为证据。
问题2：员工旷工3天后，企业直接解除劳动合同，但未提前通知工会，是否违法？
解答：可能违法，根据《劳动合同法》第四十三条规定，用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会，若企业未建立工会，则无需履行该程序；若已建立工会，但未通知工会直接解除劳动合同，属于程序违法，即使员工旷工事实成立，企业解除劳动合同的行为也可能因程序违法被认定为违法解除，需支付赔偿金（2倍经济补偿金），企业在解除劳动合同前，应务必检查是否已履行通知工会的程序，并保留已通知的证据（如工会签收的《解除劳动合同通知书》等）。
