办理劳动用工备案是规范企业用工管理、保障劳动者合法权益的重要制度，也是人力资源和社会保障部门掌握就业情况、实施劳动监察的基础工作，根据《中华人民共和国劳动合同法》《就业服务与就业管理规定》等法律法规，用人单位应当自用工之日起30日内办理劳动用工备案手续，以下是详细的办理流程、所需材料及注意事项：
办理劳动用工备案的基本原则
- 属地管理原则：一般向用人单位注册地或经营所在地的县级以上人力资源和社会保障部门（简称“人社部门”）提交备案。
- 及时性原则：用人单位与劳动者建立劳动关系（包括新招用、续订、变更、解除或终止劳动关系）后,需在30日内完成备案手续。
- 真实性原则：备案信息需与劳动合同、实际用工情况一致，不得虚报、瞒报或漏报。
办理劳动用工备案的主体
- 用人单位：企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织，以及国家机关、事业单位、社会团体与劳动者建立劳动关系的,均需办理备案。
- 特殊情形：劳务派遣单位除备案本单位用工外,还需将使用被派遣劳动者的情况告知用工单位所在地人社部门。
办理劳动用工备案的流程
（一）线上办理（推荐方式）
目前多数地区已推行“互联网+人社”服务,用人单位可通过以下线上渠道办理：
- 登录平台：访问当地人社部门官网或政务服务网，注册并登录“劳动用工备案管理系统”。
- 填写信息：进入备案模块，按要求填写用人单位基本信息（如名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等）和劳动者信息（如姓名、身份证号、联系方式、岗位、劳动合同期限、工资等）。
- 上传材料：扫描并上传劳动合同、身份证复印件等材料（部分地区实行“容缺备案”，可后续补交）。
- 提交审核：确认信息无误后提交，系统自动或人工审核（一般1-3个工作日）。
- 获取结果：审核通过后，系统生成《劳动用工备案回执》或备案编号,用人单位可自行打印存档。
（二）线下办理
线上办理不便的用人单位,可前往属地人社服务大厅窗口办理：
- 取号排队：在服务大厅取“劳动用工备案”业务号,等待叫号。
- 提交材料：向窗口工作人员提交纸质材料（详见下文“所需材料”）。
- 现场填写：填写《劳动用工备案登记表》（可提前在官网下载或现场领取）。
- 审核办结：工作人员当场或承诺时限内审核材料，符合条件的出具《劳动用工备案证明》。
（三）特殊情形备案
- 新招用员工：自用工之日起30日内办理备案。
- 劳动合同续订/变更：在续订或变更劳动合同后30日内,更新备案信息。
- 解除/终止劳动关系：在解除或终止劳动合同后15日内，办理减员备案，注明离职原因（如辞职、辞退、合同到期等）。
办理劳动用工备案所需材料
（一）通用材料
- 《劳动用工备案登记表》（一式两份，加盖单位公章）；
- 用人单位营业执照副本或事业单位法人证书复印件（加盖公章）；
- 劳动者身份证复印件（备案时需核对原件）。
（二）分情形材料
| 备案情形 | 需额外提供的材料 |
|---|---|
| 新招用员工 | 劳动动合同复印件（加盖公章） |
| 劳动合同续订/变更 | 续订/变更后的劳动合同复印件（加盖公章） |
| 解除/终止劳动关系 | 解除/终止劳动合同证明书（加盖公章） |
| 劳务派遣用工 | 劳务派遣协议复印件、《劳务派遣行政许可》复印件（加盖公章） |
劳动用工备案的注意事项
- 信息一致性：备案信息需与社保缴纳、个税申报等信息一致,避免因数据差异引发劳动纠纷。
- 人员范围：包括所有签订劳动合同的正式员工、劳务派遣员工，但不包括实习生、退休返聘人员等非劳动关系人员。
- 系统操作：首次办理需先完成“单位注册”，填写管理员信息并绑定数字证书（部分地区需线下办理CA证书）。
- 备案变更：用人单位名称、地址、法定代表人等信息变更的，需先办理工商变更登记,再及时更新备案信息。
- 法律责任：未按规定办理备案的，人社部门可责令限期改正，并处2000元以上2万元以下罚款；情节严重的，列入劳动保障违法行为“黑名单”。
劳动用工备案的意义
- 对用人单位：规范用工管理，降低法律风险，便于享受稳岗补贴、招用补贴等政策红利。
- 对劳动者：确认劳动关系存续，保障社保缴纳、工资支付、工伤认定等权益。
- 对社会：人社部门可通过备案数据监测就业形势，制定就业政策,维护劳动力市场秩序。
相关问答FAQs
Q1: 劳动用工备案和劳动合同签订是同一回事吗？
A1: 不是，劳动合同签订是用人单位与劳动者确立劳动关系的法定形式，需双方协商一致并签字盖章；劳动用工备案则是用人单位向人社部门报告用工情况的行政行为，即使未签订书面劳动合同，只要存在事实劳动关系，也需办理备案，但两者需保持信息一致,备案是劳动合同的法定补充程序。
Q2: 用人单位跨地区经营，劳动用工备案在哪里办理？
A2: 一般在用人单位注册地或主要经营地办理，若分支机构独立用工，需向分支机构所在地人社部门备案；若由总公司统一管理，可由总公司向注册地人社部门集中备案，但需注明分支机构用工信息，建议提前咨询当地人社部门，明确管辖划分,避免重复备案或遗漏。
