办理用工登记备案表是用人单位与劳动者建立劳动关系后必须履行的重要法定程序，旨在规范用工管理、保障劳动者权益、维护劳动力市场秩序，以下从办理主体、办理依据、办理流程、所需材料、注意事项等方面详细说明具体操作方法。
办理主体与依据
办理主体：各类企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织（以下统称“用人单位”）与劳动者建立劳动关系（包括全日制用工、非全日制用工）后，由用人单位在用工之日起30日内，向注册地或经营地的县级以上人力资源和社会保障行政部门（以下简称“人社部门”）办理用工登记备案。
办理依据：《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国就业促进法》《就业服务与就业管理规定》《劳动力市场管理规定》等法律法规，明确要求用人单位建立职工名册并办理用工备案，这是劳动保障监察的重要内容，也是劳动者享受社保、维权等权益的基础。
办理流程详解
（一）办理前的准备工作
- 确认劳动关系成立：用人单位与劳动者已签订劳动合同或达成用工合意，实际用工时间（劳动者入职开始提供劳动）明确。
- 梳理基础信息：提前整理劳动者基本信息（姓名、身份证号、户籍地址、联系方式等）、用工信息（岗位、工种、合同期限、起止时间、工资标准等）及用人单位信息（统一社会信用代码、注册地址、经营地址、联系人等）。
（二）线上办理（推荐方式，各地差异以当地系统为准）
目前多数地区已推行“互联网+政务服务”，线上办理效率更高，流程如下：
- 登录系统：通过当地人社部门官网、“政务服务网”或官方APP（如“掌上12333”）进入“用工登记备案”模块，使用用人单位CA证书、电子营业执照或法人账号登录。
- 填写信息：进入备案界面后，根据系统提示逐项填写信息，通常包括：
- 用人单位信息：系统自动调取注册数据，核对统一社会信用代码、单位名称、地址等是否准确，如有变更需先更新单位信息。
- 劳动者信息：新增劳动者时，输入身份证号自动调取基本信息（如姓名、性别、民族等），补充填写用工岗位、合同类型（固定期限/无固定期限/以完成一定任务为期限）、合同起止时间、月工资、用工形式（全日制/非全日制）等。
- 备案类型：选择“新招用用工备案”“续订用工备案”“变更用工备案”或“注销用工备案”（如劳动者离职）。
- 上传材料：系统支持材料上传，部分地区对已实现数据共享的信息（如劳动合同文本）可免于上传，需上传的材料包括：
- 劳动者身份证复印件（线上可上传扫描件或照片）；
- 劳动合同文本（电子合同需符合《电子签名法》规定）；
- 用人单位统一社会信用代码证书（首次办理或信息变更时需上传）。
- 提交审核：确认信息无误后提交，系统自动或由人社部门工作人员进行审核，审核通过后，系统生成《用工登记备案表》（电子档），用人单位可自行下载打印；审核不通过的，系统会反馈原因，需修改后重新提交。
（三）线下办理（适用于不熟悉线上操作或特殊情况的用人单位）
- 前往办理地点：携带材料到用人单位注册地或经营地的政务服务大厅人社窗口，或当地人社部门指定的劳动就业服务机构。
- 取号与咨询：在取号机取号后，向窗口工作人员咨询办理流程，领取《用工登记备案表》空白表格（部分地区已取消纸质表格，由工作人员现场录入系统）。
- 填写表格：按要求填写《用工登记备案表》，一式两份（具体份数以当地要求为准），表格内容通常包括：
| 项目 | | |------------------|-----------------------------------------------------------------------------| | 用人单位信息 | 单位全称、统一社会信用代码、注册地址、联系电话、法定代表人姓名等 | | 劳动者信息 | 姓名、性别、身份证号、户籍地址、现居住地址、联系电话、文化程度等 | | 用工信息 | 岗位名称、用工形式、合同期限、起止日期、试用期（如有）、月工资标准、工资支付周期 | | 备案类型 | 勾选“新招用”“续订”“变更”或“注销” | | 单位意见及盖章 | 由单位负责人签字并加盖单位公章 | | 办理机关意见 | 由人社部门工作人员填写并盖章 | - 提交材料：将填写完整的《用工登记备案表》及所需材料原件及复印件提交窗口工作人员，工作人员当场核对材料是否齐全、信息是否准确。
- 审核与领表：材料齐全且符合要求的，当场或承诺时限内（通常为1-3个工作日）完成审核，用人单位领取加盖人社部门公章的《用工登记备案表》（一份留存单位档案，一份交劳动者或用于其他业务办理）。
所需材料清单
无论线上或线下办理，均需准备以下核心材料（具体以当地人社部门要求为准）：
- 用人单位材料：
- 《营业执照》或《事业单位法人证书》副本原件及复印件（加盖公章）；
- 法定代表人身份证复印件（加盖公章）；
- 委托办理的，需提供《授权委托书》（加盖公章）及受托人身份证复印件。
- 劳动者材料：
- 劳动者身份证原件及复印件（正反面复印在同一页）；
- 劳动动者近期免冠一寸照片1张（部分地区线上办理免提交）；
- 劳动合同文本（首次用工或续订合同需提供，变更备案需提供变更协议）。
- 其他材料：
- 招用港澳台人员或外国人的，需提供就业许可证件、居留证明等；
- 用工信息发生变更的（如岗位、工资、合同期限等），需提供变更说明及相关证明材料。
注意事项
- 办理时限：用人单位应自用工之日起30日内办理登记备案，逾期未办理的，人社部门可责令限期改正，并处一定数额罚款（如《劳动保障监察条例》规定可处2000元以上2万元以下罚款）。
- 信息一致性：用工登记备案信息需与劳动合同、职工名册、社保缴费记录等信息保持一致，避免因信息不符导致劳动者权益受损（如社保缴费基数与备案工资不一致）。
- 变更与注销：劳动者岗位、工资、合同期限等用工信息发生变更，或劳动关系解除/终止的，应在变更或解除/终止之日起15日内办理变更或注销备案，确保用工状态动态更新。
- 档案管理：《用工登记备案表》是用人单位劳动用工管理的重要档案，需至少保存2年，劳动者离职后档案材料应按规定移交或妥善保管。
- 跨区域用工：用人单位在注册地以外区域用工的，一般应向用工所在地的人社部门办理备案，部分地区已实现跨区域数据共享，可通过注册地人社部门线上提交，具体以当地政策为准。
相关问答FAQs
Q1: 用工登记备案和劳动合同签订是一回事吗？
A: 不是，两者性质不同：劳动合同是用人单位与劳动者协商一致、确立劳动关系权利义务的协议，是双方意思自治的结果；用工登记备案是用人单位向人社部门履行的一项法定行政管理程序，目的是让政府部门掌握用工情况，属于“公法”范畴，但两者紧密相关：签订劳动合同是办理用工登记备案的前提，用工登记备案信息需以劳动合同内容为基础，且未签订劳动合同无法办理备案，同时未办理备案可能影响劳动合同的法律效力（如无法证明劳动关系存在）。
Q2: 劳动者离职后，用人单位还需要办理用工备案注销吗？如果不办理有什么影响？
A: 需要，劳动者离职（包括劳动合同到期终止、协商解除、辞职辞退等）后，用人单位应在15日内到人社部门办理用工注销备案，更新用工状态为“离职”，如果不办理，可能导致：① 人社部门系统显示该劳动者仍处于“在职”状态，影响其重新就业时的就业状态认定；② 用人单位职工名册信息不实，在劳动保障监察或劳动仲裁中可能承担不利后果（如被认定未及时解除劳动关系）；③ 无法为劳动者办理社保减员手续，导致社保费用持续缴纳，增加企业成本，及时办理注销备案是用人单位的法定义务,也是保障劳动者和用人单位双方权益的重要环节。
