人力部门在鉴定学历时，需要建立一套严谨、规范的流程，以确保员工学历信息的真实性、有效性与合规性，这不仅关系到企业人才选拔的质量，也涉及劳动合同的法律效力及企业风险防控，学历鉴定通常包括初步审核、权威验证、信息存档及动态管理等环节，每个环节需结合企业实际需求与国家政策要求,确保操作的专业性与准确性。
初步审核：信息收集与形式审查
学历鉴定的第一步是对员工提交的学历材料进行初步审核，重点核查材料的基本完整性与形式合规性，员工需提供学历证书原件及复印件、《教育部学历证书电子注册备案表》（或《中国高等教育学历认证报告》）等核心材料，对于境外学历还需提供留学回国人员证明、国（境）外学位证书及教育部留学服务中心出具的认证报告，人力部门需核对材料是否齐全，复印件是否与原件一致，并检查证书的基本信息：如姓名、性别、出生日期、专业、学制、毕业院校、证书编号、签发日期等是否清晰可辨，有无涂改、伪造痕迹，需确认学历层次（如专科、本科、硕士、博士）与岗位要求是否匹配，例如技术研发岗通常要求本科及以上学历，管理岗可能对学历层次有更高要求，对于应届毕业生，可接受学校出具的就业推荐表或在读证明，但需在入职后约定时限内补充提交学历验证报告,逾期未提交者按不符合录用条件处理。
权威验证：官方渠道核验与交叉比对
初步审核通过后，人力部门需通过官方渠道对学历信息进行权威核验，这是鉴定的核心环节，可有效防止伪造学历，国内学历主要通过“中国高等教育学生信息网（学信网）”进行验证，登录学信网“学历查询”或“学历认证”模块，输入证书编号、姓名及身份证号等信息，与系统存档的电子注册信息进行比对，核查学历层次、毕业院校、专业、学制及毕业时间是否一致，对于2002年以前毕业或未在学信网注册的学历，需通过教育部学历认证中心或省级教育行政部门出具的纸质《中国高等教育学历认证报告》进行验证，境外学历则需通过教育部留学服务中心国（境）外学历学位认证系统核查，认证报告需包含学历层次、学位信息、学习时间及院校资质等，对于军校学历、党校学历等特殊类型学历，需分别通过军队相关部门或省级党校学历认证渠道进行核验，若企业有条件，还可通过毕业院校招生办或档案管理部门进行电话或函证交叉比对,确保信息无误。
信息存档与动态管理：建立学历档案与复核机制
学历验证通过后，人力部门需将学历材料复印件、验证报告等文件纳入员工个人档案，建立电子化学历档案库，记录学历类型、验证时间、验证渠道及有效期等信息，确保档案可追溯，对于需要定期延续认证的境外学历或特定领域资格，应设置复核提醒，在认证到期前要求员工重新提交验证材料，避免因学历失效影响岗位履职，企业应将学历纳入员工信息动态管理范畴，当员工通过在职教育获得更高学历时，需及时更新学历信息并重新验证，确保人力资源数据的准确性，在涉及岗位晋升、评优评先、职称申报等场景时，人力部门需以验证通过的学历为依据，杜绝使用未经验证的学历信息,确保管理公平性。
风险防控：应对学历造假的法律与流程措施
为防范学历造假风险，企业需在招聘流程中明确学历验证环节，并在录用通知或劳动合同中约定“员工提供的学历信息必须真实有效，如有虚假，企业有权解除劳动合同且无需支付经济补偿”，对于关键岗位或高管人员，可委托第三方专业背景调查机构进行学历复核，提升验证的权威性，若发现学历造假，企业应立即启动调查程序，要求员工在规定期限内说明情况并提供补充材料，经核实确属造假的，依据公司制度解除劳动合同，并可追究其因此给企业造成的损失（如招聘成本、培训损失等），人力部门需定期组织培训，提升招聘人员对学历证书的辨识能力，了解常见造假手段（如伪造印章、篡改电子注册信息、购买假证等）,从源头减少学历造假风险。
学历鉴定关键环节操作要点
为提升学历鉴定的系统性与效率,人力部门可参考以下关键环节操作要点：
| 环节 | 注意事项 | |
|---|---|---|
| 材料收集 | 收集学历证书原件/复印件、《教育部学历证书电子注册备案表》、境外学历认证报告等 | 核对原件与复印件一致性，确保材料无涂改、缺失；应届毕业生需补充就业推荐表及学历验证承诺书 |
| 形式审查 | 核查姓名、身份证号、专业、毕业院校、证书编号等基本信息是否与岗位要求匹配 | 注意辨别假证常见特征（如纸张质量、印章模糊、字体异常等） |
| 官方核验 | 通过学信网、教育部留学服务中心等官方渠道验证学历真实性，留存验证截图或报告编号 | 确保核验渠道为官方指定，避免使用非正规查询平台；对无法在线验证的学历，要求提供书面认证报告 |
| 档案存档 | 将验证材料归入员工档案，建立电子化学历台账，记录验证时间、有效期及结果 | 档案需分类管理，确保电子与纸质档案一致；设置境外学历复核提醒机制 |
| 风险应对 | 明确学历造假的法律后果，建立调查与处理流程，必要时委托第三方机构复核 | 处理过程需保留证据，确保程序合法，避免劳动纠纷 |
相关问答FAQs
Q1: 若员工提供的学历证书在学信网上查不到，可能有哪些原因？如何处理？
A: 学历证书在学信网查不到可能有以下原因：一是2002年以前毕业的国内高校学历，未纳入电子注册范围；二是军校学历、党校学历等特殊类型学历，需通过特定渠道验证；三是学历信息尚未更新至学信网（如应届毕业生刚毕业）；四是学历证书伪造或信息错误，处理方式：首先确认毕业时间与院校类型，若为2002年前毕业，要求员工提供教育部学历认证中心出具的纸质认证报告；若为军校/党校学历，引导至对应认证渠道办理；若为应届毕业生，可要求提供学校证明并约定3-6个月内补充学信网验证报告；若存在伪造嫌疑，启动调查程序并要求员工说明情况，逾期未提供或核实造假的,按不符合录用条件处理。
Q2: 企业在招聘时是否可以要求求职者提供学历认证报告？是否涉及侵犯隐私？
A: 企业在招聘中要求求职者提供学历认证报告不侵犯隐私，且是合理需求，根据《中华人民共和国劳动合同法》第八条规定，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，包括学历、职业资格等，而学历真实性是判断劳动者是否符合岗位条件的重要依据，学信网及教育部留学服务中心的学历认证报告属于公开可查询的官方信息，求职者提供认证报告是企业核实学历真实性的必要手段，且仅用于招聘录用目的，企业需对获取的信息承担保密义务，不得用于其他用途或泄露给第三方，若求职者拒绝提供合理范围内的学历验证材料，企业可认为其不符合诚信原则,有权拒绝录用。
