辞退后档案如何转移是许多职场人士在离职后需要关注的重要问题,档案作为个人学习、工作经历的重要记录，其转移的及时性和准确性直接影响后续的就业、职称评定、社保办理等事务，以下将从档案转移的基本原则、流程、所需材料及注意事项等方面进行详细说明，帮助大家顺利完成档案转移。
档案转移的基本原则
档案转移需遵循“及时、准确、合规”的原则，根据《中华人民共和国档案法》及人社部门相关规定，用人单位在员工离职后，应在规定期限内将档案转递至户籍地或工作接收地的公共就业人才服务机构、档案管理单位，或员工明确指定的接收单位，个人档案严禁自行携带保管，必须通过机要渠道或邮政EMS（标准快递）进行转递，确保档案材料的完整性和安全性。
档案转移的具体流程
（一）离职前确认档案存放单位
员工在提出离职申请后,应首先与原单位人力资源部门确认档案的当前存放单位，部分企业会将档案委托给单位所在地的公共就业人才服务机构（如人才市场、职介中心）保管，部分企业则具备独立档案管理权限，若档案存放在单位内部，需明确单位是否可自行转递；若委托第三方机构，则需获取该机构的详细名称、地址及联系方式。
（二）办理离职手续时提出档案转移申请
在办理离职交接手续时,应向原单位人力资源部门提交书面档案转移申请，明确档案接收单位的全称、详细地址及邮政编码，若接收单位尚未确定，可暂存于原单位或户籍地人才市场，但需后续及时办理转出，根据规定，原单位应在员工离职后15个工作日内，为员工办理档案转递手续，无故拖延或扣押档案均属违规行为。
（三）原单位审核档案材料并密封
原单位人力资源部门会对档案材料进行审核,确保档案内材料（如劳动合同、离职证明、考核表、奖惩材料等）齐全、真实无误，审核无误后，档案需装入统一的档案袋，并由单位密封，加盖骑缝章（密封章），密封后的档案不可私自拆开，否则接收单位有权拒收。
（四）选择合规的转递方式
档案转递必须通过正规渠道,常见方式包括：
- 机要通信：适用于原单位具备机要转递权限的情况，通过国家机要通信系统转递，安全性高、速度较慢（一般需7-15天），费用由原单位承担。
- 邮政EMS标准快递：若原单位无法通过机要转递，可选择邮政EMS“标准快递”（非普通快递），并注明“档案材料”字样，确保全程可追踪，转递时需填写《档案转递通知单》，随档案一同寄送，接收单位凭通知单签收。
- 专人送达：部分情况下，接收单位可派专人持单位介绍信到原单位提取档案，但需核实提取人身份及单位资质，避免档案丢失或被篡改。
（五）接收单位签收与核对
档案到达接收单位后,工作人员会进行签收，并核对档案密封是否完好、材料是否齐全，若档案密封破损或材料缺失，接收单位将联系原单位协商处理，确认无误后，档案将正式存入接收单位的档案管理系统，个人可通过电话或线上平台查询档案状态。
所需材料清单
办理档案转移时,需准备以下材料（具体以接收单位要求为准）：
- 个人身份证明：身份证原件及复印件。
- 档案转移申请：书面申请需注明个人信息、原单位信息、接收单位信息及联系方式，本人签字。
- 离职证明：原单位出具的加盖公章的离职证明。
- 接收单位证明材料：
- 若接收单位为公共就业人才服务机构,需提供该机构出具的《档案接收函》或同意接收的证明；
- 若接收单位为企业或事业单位,需提供单位人力资源部门出具的档案接收证明（加盖公章）。
- 档案转递通知单：由原单位提供，随档案一同转递，接收单位用于核对。
特殊情况处理
（一）档案存放在人才市场，离职后未及时转移
若档案原存放在单位委托的人才市场,离职后未办理转出，可携带身份证、离职证明到原存放地人才市场申请办理档案转出手续，填写《档案转递申请表》，明确接收单位后，由人才市场通过机要或EMS转递。
（二）档案丢失或材料不全
若档案在转递过程中丢失或材料不全,应第一时间联系原单位或转递单位（如邮政EMS）查询，并要求出具书面说明，对于缺失材料，需回原单位或相关部门补办，例如劳动合同缺失可联系原单位重新签订并加盖公章，考核表缺失可由原单位人力资源部门补填并盖章。
（三）灵活就业或待业期间档案存放
灵活就业或待业期间,档案可暂存于户籍地或居住地的公共就业人才服务机构，部分地区允许将档案存放在就业地的“人才服务中心”或“就业服务中心”，存放时需携带身份证、户口本（或居住证明）到当地人才市场办理托管手续，确保档案处于正常管理状态。
注意事项
- 切勿自行拆封档案：档案密封后，个人私自拆封会导致档案失效，接收单位将不予认可，需由原单位重新密封。
- 及时更新档案信息：若个人基本信息（如姓名、身份证号、联系方式）发生变化，需及时到档案存放单位办理信息变更手续，避免影响后续事务办理。
- 保留转递凭证：档案转递后，务必保留好转递通知单、EMS tracking number等凭证，以便查询档案流向。
- 定期查询档案状态：建议在档案转递后1-2个月主动联系接收单位，确认档案是否已成功入库，避免因档案未及时到达影响就业、落户等事宜。
相关问答FAQs
Q1: 辞退后档案可以暂时留在原单位吗？
A: 根据规定，员工离职后，原单位不得长期保管个人档案，若短期内（一般不超过3个月）未找到接收单位，可将档案转递至户籍地或居住地的公共就业人才服务机构进行托管，原单位无权长期留存或拒绝转递。
Q2: 档案转递需要本人亲自办理吗？可以委托他人代办吗？
A: 档案转递手续可由本人办理，也可委托他人代办，代办时需提供本人签名的委托书、代办人身份证原件及复印件、本人身份证复印件及相关材料（如离职证明、接收函等），建议提前与原单位及接收单位确认代办要求，避免因材料不全导致延误。
