为了避免忘记签订劳动合同,企业和劳动者都需要从意识、流程、工具等多个层面入手，建立系统化的管理机制，劳动合同是确立劳动关系、明确双方权利义务的重要法律文件，及时签订不仅能保障劳动者的合法权益，也能帮助企业规避用工风险，因此需要通过主动规划和科学管理来避免遗漏。
从企业端来看,建立标准化的入职流程是关键，人力资源部门应将劳动合同签订纳入新员工入职的必备环节，制定清晰的《新员工入职 checklist》，并在 checklist 中明确标注“签订劳动合同”这一项，将其与入职材料提交、社保办理、工牌制作等流程并列，确保每个环节都有专人负责、有记录可查，可以将入职流程分为资料准备、合同签订、入职培训三个阶段，其中合同签订阶段需明确完成时限（如入职后3个工作日内）、责任人（HR专员或部门对接人）以及所需材料（身份证复印件、学历证明等），通过流程化的设计避免因环节分散而被忽略，企业应定期对HR团队进行劳动法律法规培训，强化其对合同签订时效性的认知，确保相关人员了解超过法定期限未签订合同的法律后果（如需支付双倍工资），从责任意识层面减少疏漏。
利用信息化工具提升管理效率是重要手段,企业可以引入人力资源管理系统（HRM），将劳动合同签订设置为自动提醒节点，在系统中为新员工创建档案时，预设“入职后30天内签订合同”的提醒任务，系统会在到期前7天、3天、1天通过邮件、企业微信或短信自动通知HR专员和部门负责人，确保相关人员提前介入，对于已签订的合同，系统应建立电子档案库，记录合同签订时间、到期日、岗位信息等关键数据，并支持合同到期续签的提前提醒，形成“签订-提醒-续签”的闭环管理，企业可以设计标准化的劳动合同模板，将必备条款（如工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险等）和可备条款（如保密协议、培训服务期等）整合其中，减少因条款不完善导致的反复修改，从而加快签订进度。
从劳动者个人角度,主动意识和自我保护同样重要，劳动者在入职时应明确要求签订劳动合同，这是法律赋予的权利，也是自身权益的保障，如果企业以“试用期后再签”“先上岗后补签”等理由拖延，劳动者需保持警惕，可以通过书面形式（如邮件）向HR或部门负责人提出签订合同的请求，并保留沟通记录，以便在发生争议时作为证据，劳动者应仔细阅读合同条款，特别是关于工作内容、薪酬结构、试用期时长、违约责任等部分，对不理解的内容及时与企业沟通确认，避免因信息不对称导致后续纠纷，在合同签订后，应主动索要一份原件并妥善保管，同时关注合同到期日，若需续签应提前与企业协商，确保劳动关系无缝衔接。
建立监督与反馈机制也不可忽视,企业内部可以设立定期的用工合规自查制度，例如每月由法务部门或HR部门核对在职员工的劳动合同签订情况，重点排查试用期内员工和长期未签订合同的岗位，发现问题及时整改，鼓励员工通过内部渠道反馈合同签订问题，设立匿名举报或咨询热线，对员工的合理诉求及时响应，形成“企业主导、员工参与”的监督格局，对于分支机构较多的大型企业，可采用总部抽查与分公司自查相结合的方式，确保各区域合同签订工作的落实。
强化法律风险教育能从根本上提升重视程度,企业应定期组织全员劳动法律法规培训，通过案例分析、政策解读等形式，让管理层和员工都认识到劳动合同的重要性，结合“未签劳动合同支付双倍工资”“视为无固定期限劳动合同”等典型案例，说明违法成本，促使企业主动规范用工行为；劳动者也应主动学习《劳动合同法》相关知识，了解自身权利，避免因法律意识淡薄而忽视合同签订。
相关问答FAQs：
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问：入职后公司一直不签劳动合同，劳动者应该怎么办？
答：劳动者首先应收集存在劳动关系的证据（如工资条、打卡记录、工作沟通记录等），然后通过书面形式（如邮件、挂号信）向公司提出签订劳动合同的要求，并保留发送记录，若公司仍拒绝签订，劳动者可向劳动监察部门投诉，要求公司支付自入职之日起超过一个月不满一年期间的双倍工资；若公司以此解除劳动关系，劳动者可申请劳动仲裁，要求支付经济补偿金及双倍工资。 -
问：劳动合同签订后，公司一直不给员工原件，是否合法？
答：不合法，根据《劳动合同法》规定，劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份，公司拒绝提供原件的行为侵犯了劳动者的合法权益，劳动者可向公司索要，若公司仍拒绝，可向劳动监察部门投诉，要求公司交付劳动合同原件，或通过劳动仲裁维权。
